Kasy online: wszystko, co musisz wiedzieć, zanim wznowisz działalność

Fot. Shutterstock.com

Od nowego roku wszedł w życie obowiązek posiadania przez przedsiębiorców branży gastronomicznej i hotelarskiej rejestrujących kas fiskalnych online. Za niezastosowanie się do nowych przepisów grozi m.in. kara grzywny. Po zmianie prawa każda transakcja dokonywana w restauracji, kawiarni, barze czy hotelu musi zostać zarejestrowana przy użyciu nowego typu kasy fiskalnej. Urządzenie takie łączy się za pośrednictwem internetu z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), dając wgląd organom skarbowym w nasze paragony. Mechanizm ten wedle ustawodawców ma przeciwdziałać oszustwom podatkowym, ale także ułatwić pracę przedsiębiorcom i zmniejszyć liczbę nakładanych na nich kontroli. Zmiana kas wiąże się jednak nie tylko z dodatkowymi kosztami, ale także z potrzebą wdrożenia odpowiednich rozwiązań. 

MOŻLIWE ODROCZENIE I DOTACJE 
Zmiany, o których mowa, miały wejść w życie latem zeszłego roku, jednak opóźnił je wybuch pandemii COVID-19. Przedsiębiorcy musieli więc ostatecznie wyposażyć się w nowe kasy od 31 grudnia 2020 r., chyba że przed tą datą wnioskowali o wydłużenie terminu z uwagi na sytuację finansową. Jak zaznacza Ministerstwo Finansów, każdy przypadek rozpatrywany jest indywidualnie. 

Również do końca 2020 r. można było uzyskać dotację w wysokości do 700 zł na zakup nowej kasy. Wniosek o nią również musiał zostać złożony przed końcem 2020 r. 

GRZYWNA ZA BRAK KASY? 
Niestety, przedsiębiorcy, którzy nie zdążyli ze złożeniem wniosku na czas, a także nie dokonali wymiany kasy przed 1 stycznia nowego roku, narażają się na konsekwencje prawne w postaci wysokiej grzywny. Organ skarbowy może także nałożyć na restauratora czy hotelarza obowiązek zapłaty dodatkowego podatku.

Do końca ubiegłego roku ponad 80% restauracji dokonało już wymiany kas. Ci, którzy tego nie zrobili i nie zdążyli zawnioskować o przedłużenie terminu, mogą odroczyć obowiązkowe zmiany tak długo, jak długo ich działalność pozostaje zawieszona. 

STALE W SIECI 
A jak w praktyce wygląda korzystanie z kas online? Kasy nowego typu nie różnią się od urządzeń dotychczas stosowanych. Jedyna istotna różnica w sposobie funkcjonowania dotyczy połączenia z internetem. Obowiązek przesyłania danych do CRK sprawia, że przedsiębiorca musi posiadać łącze internetowe, za pomocą którego przesyłane będą dane. Kasa nie musi być połączona z internetem przez cały czas, ale ma umożliwić przesyłanie bieżących danych o zarejestrowanych transakcjach. Ponadto kopia drukowanych dokumentów zapisywana jest w wewnętrznej chronionej pamięci urządzenia. 

Co ważne, kasy przesyłają do CRK nie tylko informacje o transakcjach, ale także m.in. o wydrukowanych raportach, anulowanych paragonach czy dokonywanych okresowych przeglądach technicznych. Kasa informować będzie repozytorium także o zmianach adresu punktu sprzedaży. To tylko część z informacji, które przesyłane są w sposób automatyczny. System automatycznie nadaje także kasie numer ewidencyjny, co sprawia, że nie musimy składać już zgłoszenia do urzędu skarbowego. 

FISKALIZACJA KASY ONLINE 
Po przejściu na system kas online musimy dokonać fiskalizacji kasy. Jest to konieczne, aby móc otrzymać numer ewidencyjny. Zgłoszenia urządzenia do CRK dokona za nas serwisant. Wtedy też otrzymamy zwrotnie z repozytorium kas numer ewidencyjny, który będzie przechowywany w pamięci urządzenia wraz z naszym numerem NIP. 

KASY ONLINE A KASY WIRTUALNE
Drugim rozwiązaniem, które możemy stosować w gastronomii, są kasy wirtualne, niewymagające kupna czy posiadania dodatkowego urządzenia. Do ich obsługi wystarczy tablet albo smartfon z zainstalowaną aplikacją, która zastąpi tradycyjną, fizyczną kasę. Prawo nakłada na nas jedynie obowiązek posiadania kasy (wirtualnej w formie aplikacji lub sprzętowej), która zapewnia możliwość przesyłania danych za pośrednictwem sieci do CRK. Kasa taka musi być zatwierdzona przez Główny Urząd Miar.

Zgodnie z prawem musimy również drukować paragony fiskalne. Oznacza to, że jeżeli korzystamy z aplikacji online, to powinna być ona połączona z drukarką. 

8 KROKÓW W WYBORZE URZĄDZEŃ FISKALNYCH ONLINE – radzi firma Dotykačka 

1. INTELIGENTNY I INTUICYJNY W OBSŁUDZE SYSTEM POS – każdy pracownik mający kontakt z klientem powinien mieć dostęp do ekranu dotykowego ułatwiającego przyjmowanie zamówień i ich zlecenie do realizacji w czasie rzeczywistym. Warto zainwestować w intuicyjny system, który nowy pracownik opanuje po krótkim testowaniu. 
2. SYSTEM UMOŻLIWIAJĄCY PRACĘ KILKU KELNERÓW/RECEPCJONISTÓW JEDNOCZEŚNIE – integracja wszystkich danych systemu i jego aktualizacja w trybie ciągłym dzięki przechowywaniu danych w chmurze. 
3. ZDALNE ZARZĄDZANIE BIZNESEM I PRACOWNIKAMI – obecność wszystkich danych w chmurze, która pozwala na sprawne zarządzanie czasem pracy i obowiązkami pracowników, dostęp do danych i prowadzenie dogłębnych analiz biznesowych w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca, w którym aktualnie przebywamy.
4. INTELIGENTNY SYSTEM LOGISTYKI I PROWADZENIA MAGAZYNU – ciągły dostęp do monitoringu zasobów w magazynie pozwala na sprawne i efektywne zarządzanie zakupami (nie marnujemy żywności!). System wysyła także powiadomienia i alerty na wskazane urządzenie o zagrożonych poziomach zapasów towarów. 
5. ELASTYCZNOŚĆ W PROWADZENIU POLITYKI CENOWEJ I PROMOCJI – zmiany cen, marż czy podatków odbywają się jednym kliknięciem, dzięki temu możliwe są
   do wprowadzenia krótkotrwałe promocje, specjalne okazje tak lubiane przez klientów. 
6. SYSTEM, KTÓRY UMOŻLIWIA ŁATWĄ INTEGRACJĘ Z POTRZEBNYMI AKCESORIAMI, JAK SKANERY, WAGI, DRUKARKI CZY TERMINALE PŁATNICZE.
7. INTEGRACJA SYSTEMU Z PLATFORMAMI DELIVERY ORAZ ROZLICZANIE WŁASNYCH KIEROWCÓW JAKO ODPOWIEDŹ NA WZROST ZAPOTRZEBOWANIA NA „MOBILNE RESTAURACJE” – (Uwaga – trend! Kilkusetprocentowy wzrost na tego typu usługi w czasie pandemii i prognozy wzrostowe na przyszłość). 
8. WYBIERAJ SYSTEM KASOWY ONLINE, BY BYĆ W ZGODZIE Z TRENDAMI W ROZWOJU USŁUG MOBILNYCH I UŁATWIĆ SOBIE PROWADZENIE BIZNESU.