x

Cisza przed burzą, czyli o odprawach kuchni i sali

Kategoria: Twój biznes - wiedza    11.01.2021

Odprawa jest jednym z najbardziej skutecznych narzędzi komunikacji zespołu i świetnym sposobem na solidne przygotowanie się do pracy.

Foto: Shutterstock.com
Foto: Shutterstock.com
Kluczowym zadaniem managementu każdej organizacji jest zapewnienie systemu stałego przepływu informacji pomiędzy pracownikami i poszczególnymi departamentami.
„Nie mamy na to czasu”, „u nas to się nie sprawdzi”, „nie jesteśmy restauracją finediningową” – to argumenty, których używają ci, którzy odpraw nie prowadzą. Prowadzimy wiele szkoleń dla zespołów restauracji w całej Polsce i obserwujemy, że brak odpraw, a w konsekwencji brak komunikacji, prowadzi zwykle do eskalacji konfliktów i wpływa na pogorszenie atmosfery w zespole.
Rekomendujemy comiesięczne spotkania z całym zespołem i kwartalne sesje indywidualne. A oprócz tego...

PERSPEKTYWA SALI
Zalecamy też wdrożenie codziennych krótkich odpraw pracowników sali przed serwisem. Nie jest przecież tak, że dzień w dzień, od rana do nocy, lokal jest wypełniony gośćmi. Zawsze można znaleźć 5-10 minut, aby spotkać się w gronie osób pracujących na danej zmianie i omówić najważniejsze kwestie. Odprawa to także forma stałego trzymania ręki na pulsie i sprawdzania, jakie jest morale zespołu. W celu lepszej komunikacji między salą a kuchnią w odprawie powinna uczestniczyć osoba, która tego dnia kieruje kuchnią. Szef/szefowa kuchni podnosi rangę spotkania, a jego/jej obecność jest doskonałą okazją do omówienia dań specjalnych, potencjalnych braków i ewentualnych nadwyżek, które należy polecać.
Odprawę przeprowadza kierownik sali (lub inny wyznaczony pracownik), i to on/ona nadaje ton dyskusji. To spotkanie odbywa się w zwartej grupie na stojąco. Jest konkretne i dynamiczne. Kierownik/ kierowniczka weryfikuje aparycję i uniform pracowników, omawia rezerwacje i rozdziela rewiry, zadaje serię wybiórczych pytań dotyczących produktów, zasad serwisu oraz aktualnych ofert i promocji.

PERSPEKTYWA KUCHNI
Wprowadzenie kuchennych odpraw pracowników to dobry zwyczaj, a w większych strukturach wręcz konieczność. W niektórych przypadkach takie odprawy odbywają się 2-3 razy dziennie. Mamy na nich możliwość podsumowania, wyciągnięcia wniosków z poprzednich dni i realizacji, sprawdzenia stanu przygotowań i zapowiedzenia, co będzie się działo w najbliższej i dalszej przyszłości. Odprawa pozwala rozwiać niejasności i lepiej zsynchronizować nadchodzący serwis. Daje także możliwość zaplanowania działań w dalszej perspektywie – jeśli realizacja nie jest jednodniowa lub trzeba się do czegoś przygotować z kilkudniowym wyprzedzeniem.
Spotkanie prowadzi szef kuchni lub jego zastępca. Uczestniczą w nim wszyscy kucharze lub szefowie działów, których ono dotyczy. Jeśli ma być omawiana rezerwacja grupowa, powinien być obecny pracownik, który ustalał warunki jej organizacji (najczęściej menedżer lub pracownik działu sprzedaży), w celu ostatecznej weryfikacji i aktualizacji. Prowadzący powinien przygotować: wydruk opinii gości i menedżerów z innych działów z poprzedniego dnia, listę rezerwacji na nadchodzące realizacje, zamówienia grup (liczbę gości, czas realizacji, menu, ustawienia, lokalizacje itp.), informacje o stałych gościach (jeśli takie są dostępne).

Każda odprawa powinna odbywać się według następującego schematu:


1) Omówienie realizacji i wydarzeń z dnia poprzedniego:
– liczba gości,

– obrót z omówieniem średniego rachunku,

– problemy ze wskazaniem przyczyn i sposobów ich rozwiązania,

– informacja zwrotna od gości,

– informacja zwrotna z innych działów uczestniczących w serwisie.

2) Przedstawienie rezerwacji i grup do zrealizowania z podziałem na różne rodzaje serwisu (à la carte, set menu, bufety).


3) Podział obowiązków, zadań.


4) Przedstawienie celów, a także specjalnych wydarzeń (sprzedaż jednodniowa, promocje).

5) Przekazanie informacji o gościach i grupach z nadchodzących rezerwacji i realizacji (specjalne życzenia, alergie, przyzwyczajenia stałych gości).

Miejmy też na uwadze najważniejszy cel odprawy, czy to kuchennej, czy tej na sali – takie spotkania działają mobilizująco i motywująco. Zwierają szyki, weryfikują wiedzę i pozytywnie nastrajają do wspólnej pracy. Jak widzicie, odprawy powinny być nieodłącznym elementem dnia każdego lokalu, niezależnie od wielkości czy stylu kuchni.

W kolejnych wydaniach magazynu „Food Service” opisujemy różne aspekty organizacji pracy restauracji. W tekście wykorzystaliśmy fragmenty książki naszego autorstwa „Gościnność od kuchni”, www.goscinnosc.pl.

Kuchnia
SEBASTIAN OLMA – SZEF KUCHNI W RESTAURACJI WOZOWNIA, PAŁAC MAŁA WIEŚ
Odprawy są bardzo ważną częścią naszej pracy. Jest to moment, w którym możemy przekazać wszystkie cenne informacje całemu zespołowi. Briefing zwykle odbywa się przed rozpoczęciem serwisu lunchowego. Nie mamy przerwy w ciągu dnia, więc staramy się cały dzień omówić za jednym razem – jeśli nam się nie uda, to organizujemy małą „dogrywkę” przed kolacją.
Na elementy naszej odprawy składają się: omówienie dostępności dań w menu, potraw dostępnych spoza karty oraz ewentualnych zmian w menu. Czasami zdarzy się bowiem, że mamy jakieś superowoce albo warzywa i od razu wchodzą one jako składniki dań. Omawiamy też sprawy organizacyjne, skupiając się na wyzwaniach i ewentualnych problemach.
Odprawy kuchenne zazwyczaj odbywają się w całym zespole kuchni i zwykle bierze w nich udział kierownik sali. Nie pomijamy nikogo, nawet osób, które nie gotują, a są pomocnikami czy tylko sprzątają. Wychodzę z założenia, że praca każdego jest tak samo ważna, by cały zespół mógł osiągnąć sukces, czyli zadowolenie naszych gości. Poza tym podczas odprawy czy wspólnego posiłku możemy omówić również kwestie pozazawodowe. Briefingi scalają zespół. Podczas takich spotkań ważne jest, aby wybadać, jaka atmosfera panuje w zespole każdego dnia.

Sala
EWA WORONOWSKA – MENEDŻERKA RESTAURACJI PROLOGUE W GDAŃSKU
Briefing w Prologue odbywa się na 20 minut przed rozpoczęciem serwisu i jest dla nas kluczowym elementem każdego dnia. Zawsze jest na nim obecny szef kuchni Wojciech Korfel lub jego zastępca. To ważne, aby obie strony – FOH (front of house) i kuchnia – uczestniczyły w spotkaniu. Wychodzę z założenia, że podstawą dobrego serwisu jest przede wszystkim organizacja i komunikacja frontu z kuchnią, kiedy wszyscy wiedzą dokładnie, co mają robić, a cały zespół pracuje niczym dobrze naoliwiona maszyna. Spotkanie rozpoczynamy, analizując listę gości i rezerwacje, ewentualne informacje o urodzinach, rocznicach, alergiach, rozkładzie stołów. Przedstawiamy nowe pozycje w karcie win i koktajli. Głos zabiera szef kuchni, który wyjaśnia zmiany związane z menu na dany dzień (w Prologue elementy dań zmieniają się nawet codziennie) oraz sprawdza naszą wiedzę, robiąc miniquiz – kilka pytań związanych z kartą.
Jeżeli zajdzie taka potrzeba, omawiamy również sprawy związane z serwisem poprzedniego dnia, wyciągamy wnioski i wspólnie szukamy rozwiązań. Ostatnim punktem jest podział zadań między kelnerów. Ten czas przyczynia się do wzmocnienia relacji w zespole, daje pewność siebie, motywuje i sprawia, że jesteśmy przygotowani na powitanie gości.

Autorzy: Patrycja Siwiec, Adam Pawłowski MS, Adam Chrząstowski

Artykuł ukazał się w „Food Service" 12/2020-1/2021 nr 201.

Autor tekstu: Patrycja Siwiec
O AUTORZE
Patrycja Siwiec
Zastępczyni redaktor naczelnej magazynu „Food Service”, w którym redaguje dział Wino. Autorka książki „Gościnność. Sztuka dobrej obsługi w gastronomii”. Doświadczenie zdobywała m.in. w winnicy Chateau Castigno we Francji oraz w restauracjach Northcote w Wielkiej Brytanii i El Celler de Can Roca w Hiszpanii. Absolwentka Wine & Spirits Education Trust.

Zobacz także

McDonald’s testuje papierowe słomki

Plastikowe słomki co najmniej od połowy 2018 roku są tematem numer jeden wszystkich, dla których ekologia jest ważna. Do tego grona dołączyła również sieć McDonald’s, która w wybranych restauracjach na terenie Polski postanowiła przetestować rozwiązania mogące zastąpić słomki wykonane z plastiku.

CUDZOZIEMIEC LEGALNYM PRACOWNIKIEM

Procedura zatrudnienia jest dość skomplikowana i długotrwała, utrudnia ją rozproszenie przepisów prawa, które regulują te kwestie. To może odstraszyć przedsiębiorców, jednak coraz częściej decydują się oni na zatrudnienie cudzoziemców.

UOKiK ostrzega przed oszustwami w barach i restauracjach

Rolada ustrzycka zamiast oscypka, mintaj zamiast dorsza i stary tłuszcz do smażenia. W 87 proc. restauracji skontrolowanych w ubiegłe wakacje były nieprawidłowości - informuje Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. I ostrzega przed przykrymi niespodziankami konsumenckimi podczas tego lata.

Polacy szturmują lokale gastronomiczne

Cztery razy w miesiącu je w barach i restauracjach statystyczny Polak po 15. roku życia. Miesięcznie na jedzenie i napoje poza domem wydaje 130 zł. Częściej niż kiedyś decyduje się na zmianę miejsca konsumpcji. To dane z najnowszego raportu "Rynek gastronomiczny w Polsce" przygotowanego przez GfK.

Radosław Majdan i Wealth Solutions stworzą serię whisky

Wealth Solutions, polska spółka zajmująca się kreacją ekskluzywnych alkoholi, nawiązała współpracę z Radosławem Majdanem. Jej efektem będą limitowane edycje whisky stworzone z udziałem jednej z najbardziej rozpoznawalnych postaci polskiego świata sportu i mediów.

Mr.Pancake i PIZZA BOYZ ze wzrostem sprzedaży pomimo pandemii

Dzięki silnej marce i stabilnemu biznesowi sieci restauracji Mr.Pancake i PIZZA BOYZ udało się zamknąć rok 2020 ze wzrostem i utrzymać pozycję lidera w kategorii restauracji comfort food. Jak wyglądał miniony rok w liczbach?

Inne kategorie

Akademia Horeca

SYSTEMY MOTYWACYJNE A WZROSTY SPRZEDAŻOWE W KATEGORII NAPOJÓW

W poprzednich artykułach omawiane były tematy istotne dla wzrostu sprzedaży i zysków kategorii napojów. Szukaliśmy odpowiedzi na pytanie, dlaczego kwestią fundamentalną jest inwestowanie w szkolenia dla zespołu, jak dopasować napoje do potraw, jak wyceniać napoje, omawialiśmy nadchodzące trendy.
więcej

Video

Ruch to zdrowie, ale pamiętaj o bezpieczeństwie
Zespół stresu pourazowego – jak zadbać o swoją przyszłość ?
Społeczna odpowiedzialność – myśl o innych
Techniki relaksacji – jak się zregenerować?
Obniżenie nastroju – zrób nowy plan
Lęk przed utratą pracy – jak sobie z nim poradzić?
Konflikty w rodzinie – jak do nich nie dopuścić?
Kontrola – jak jej nie stracić ?
więcej