x

Action Plan, czyli do dzieła!

Kategoria: Twój biznes - wiedza    12.06.2020

Aby osiągnąć sukces w branży gastronomicznej, należy wciąż rozwijać swój biznes i szukać nowych szans na zwiększenie konkurencyjności. Trzeba poprawnie definiować i planować cele, a także monitorować ich realizację. Pomoże w tym bardzo przydatne narzędzie - Action Plan.

Foto: Shutterstock.com.
Foto: Shutterstock.com.

Wśród ludzi spoza branży gastronomicznej panuje przekonanie, że prowadzenie restauracji jest proste, lekkie i przyjemne. 
Określamy profil restauracji, tworzymy kartę menu, a goście tylko czekają na otwarcie naszego lokalu. Rzeczywistość osób, które restaurację prowadzą, jest jednak zupełnie inna. Okazuje się, że zarządzanie biznesem gastronomicznym to skomplikowany, a co za tym idzie – wymagający dobrego planowania proces. 
Aby osiągnąć sukces w tej mocno nasyconej branży, wymagany jest ciągły rozwój oraz szukanie nowych szans na zwiększenie konkurencyjności. Wiąże się to z koniecznością wyznaczania krótko- i długoterminowych celów, których waga dla naszego biznesu również będzie różna. Mogą być to cele związane np. z wdrożeniem sezonowego menu lub uruchomieniem nowego kanału sprzedaży, a także te o wiele bardziej złożone, dotyczące np. remontu lokalu. Celem samym w sobie może być również otwarcie restauracji. Aby móc poprawnie definiować i planować cele, a także monitorować ich realizację, warto wesprzeć się bardzo przydatnym narzędziem, jakim jest Action Plan. 

CO TO JEST ACTION PLAN? 
Kiedy stawiamy sobie konkretne wyzwanie, które wymaga zaangażowania i pracy, najczęściej, aby je osiągnąć, musimy wykonać nie jeden, ale wiele kroków. Kiedy jest to cel przedsiębiorstwa, w jego realizację dodatkowo zaangażowanych będzie wiele osób, a to wszystko rozciągnięte będzie w czasie. Z uwagi na te czynniki cały proces zaczyna robić się mocno skomplikowany. 
Action Plan jest narzędziem, które pozwoli nam zarządzać tym procesem w prosty i klarowny sposób. Upraszczając, Action Plan można zdefiniować jako dokument przedstawiający strategię i kierunek działań. Zawiera precyzyjny opis założonego celu, listę wszystkich kroków, które musimy wykonać, aby go osiągnąć, spis osób zaangażowanych w pracę nad projektem, spis potrzebnych zasobów i narzędzi, a także z góry określony czas jego realizacji. 

KIEDY I PO CO TWORZYĆ ACTION PLAN?
Realizacja wyznaczonych przez restaurację celów jest zadaniem skomplikowanym, gdyż najczęściej jest ona wielowymiarowa. Składa się z wielu zadań, wykonywanych przez wiele osób, w pewnym przedziale czasowym. Zatem, aby od samego początku posiadać pełną kontrolę nad postawionym celem, zanim przystąpimy do jakichkolwiek działań, powinniśmy przygotować Action Plan. Takie podejście ma kilka kluczowych zalet: 
– Daje nam jasno określony kierunek działań. Wiemy dokładnie, które zadania są do wykonania oraz kto i kiedy ma je wykonać. 
– Pozwala nam zwizualizować sobie to, jak przebiegać będzie projekt. Dzięki temu możemy przewidzieć nieplanowane zdarzenia, z którymi przyjdzie nam się mierzyć. 
– Pozwala nam monitorować realizację postawionego celu, a to, dzięki regularnemu wracaniu do Action Planu, podnosi motywację do działania i zaangażowanie. 
– Posiadając listę zadań, możemy łatwiej określić ich wagę oraz priorytety. 
Dopiero wtedy, kiedy posiadamy stworzony Plan Działania, uzbrojeni w korzyści, które z tego płyną, powinniśmy zacząć pracę.

KROK PO KROKU
Tworzenie Planu Działania można przedstawić w kilku krokach. Jest to schemat, który sprawdzi się zarówno przy prostych, krótkoterminowych celach, jak i tych długofalowych oraz skomplikowanych.

1. Zdefiniuj cel.
Pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić, jest precyzyjne określenie naszego celu. Bardzo pomocna jest w tym przypadku zasada SMART, która pozwoli nam sprawdzić, czy nasz cel został wyznaczony poprawnie. Poszczególne litery tego akronimu mówią nam o cechach, które nasz cel powinien posiadać. 
– S (Specific) – konkretny, nie powinno być żadnych wątpliwości, co chcemy osiągnąć.
– M (Measurable) – wymierny, dla którego da się liczbowo przedstawić poziom realizacji.
– A (Achievable) – osiągalny, możliwy dla nas do osiągnięcia w obecnych warunkach.
–R (Relevant) – istotny, tylko taki cel będzie generował zaangażowanie.
– T (Time-bound) – określony w czasie, musimy dokładnie sprecyzować, kiedy chcemy go osiągnąć. 

2. Wypisz wszystkie zadania, które trzeba wykonać, aby osiągnąć cel.
W zależności od tego, jaki mamy cel, sposób opisu poszczególnych zadań będzie się różnił. Najbardziej podstawowa forma to taka, w której dla każdego zadania definiujemy jego nazwę, odpowiedzialną za wykonanie osobę, datę rozpoczęcia oraz datę zakończenia pracy nad zadaniem. 
Jeżeli zadanie wymagać będzie dodatkowych narzędzi, również powinniśmy zawrzeć tę informację w opisie. Ponadto przy każdym zadaniu możemy również określić koszty jego wykonania, co pozwoli nam oszacować potrzebne zasoby. Warto również pamiętać o tym, aby w tworzeniu listy zadań brały udział wszystkie osoby, które będą nad nimi pracować. Dzięki temu będą one dokładnie wiedzieć, co mają robić. 

3. Określ priorytety. 
Jest to bardzo istotny krok. Na bazie stworzonej już listy zadań powinniśmy wyznaczyć te, które muszą zostać wykonane jako pierwsze. Może być tak, że aby mieć możliwość wykonania pewnego zadania, najpierw będziemy musieli wykonać inne. Ustalenie priorytetów uchroni nas przed nieplanowanymi przestojami. 

4. Monitoruj. 
To działanie nie dotyczy bezpośrednio tworzenia Action Planu, ale jest nieodłącznym elementem podczas pracy z nim. Nie ma sensu tworzyć dokumentu, z którego nie będziemy korzystać. Dlatego też, na bazie stworzonego przez nas Planu Działania należy regularnie monitorować postępy oraz wprowadzać ewentualne modyfikacje. Powinniśmy zaznaczać wykonane zadania, dzięki czemu będziemy dokładnie wiedzieli, na jakim etapie realizacji naszego celu jesteśmy. 

WYKRES GANTTA – UZUPEŁNIENIE ACTION PLANU
Stworzenie Action Planu w formie tabeli przedstawiającej poszczególne zadania oraz ich parametry jest kluczowe. Istnieją jednak osoby, do których bardziej przemawia graficzne przedstawienie danego zagadnienia. W przypadku Planu Działania świetnym uzupełnieniem jest Wykres Gantta. Dzięki niemu jesteśmy w stanie zwizualizować sobie realizację poszczególnych zadań projektu na osi czasu. Ponadto dzięki zastosowaniu odpowiednich kolorów do oznaczeń hierarchii zadań jeszcze łatwiej będzie nam wyłapać ewentualne błędy podczas planowania. 

Artykuł ukazał się w „Food Service" 5/2020 nr 195.

Autor tekstu: Jakub Konkel
O AUTORZE
Jakub Konkel
Jeden z głównych analityków firmy V4B.pl, który współuczestniczył w opracowywaniu i realizacji jej innowacyjnych metod optymalizacyjnych. Współpracuje jako menedżer zewnętrzny z ponad 30 przedsiębiorstwami z branży gastronomicznej. Dzięki doświadczeniu zawodowemu, a także ukończonym studiom wyższym o specjalności Informatyka w Biznesie zdobył wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem przy użyciu nowoczesnych narzędzi informatycznych.

Zobacz także

Costa Coffee rusza z akcją #ZeroWaste

Costa Coffee dołącza do proekologicznej kampanii #zwłasnymkubkiem. Chce zmniejszyć sprzedaż kawy w jednorazowych naczyniach, zachęcając gości do przynoszenia własnych, wielokrotnego użytku. Ze wszystkich kawiarni sieci w Polsce znikną też plastikowe słomki na rzecz papierowych.

Czy awans wewnętrzny to pułapka?

W życiu każdej organizacji przychodzi taki moment, kiedy trzeba zdecydować: poszukiwać menedżera na zewnątrz czy zdecydować się na awansowanie pracownika z zespołu. Żadne z podanych rozwiązań nie jest idealne. Podpowiadamy, jak wesprzeć świeżo upieczonego menedżera w zarządzaniu zespołem.

Selgros Cash&Carry deklaruje chęć wycofania ze sprzedaży jaj z chowu klatkowego

Sieć samoobsługowych hal hurtowych Selgros Cash&Carry, należąca do Transgourmet Polska, zadeklarowała, że razem ze swoimi dostawcami podejmie działania prowadzące do wycofania ze sprzedaży jaj z chowu klatkowego do 2025 roku.

Jak sieciowe burgerownie reagują w Polsce na trend roślinny?

Bezmięsny fast food staje się w Polsce coraz bardziej popularny. Eksperci kampanii RoślinnieJemy sprawdzili dostępność opcji roślinnych w 8 sieciach burgerowni w Polsce. Triumfują rodzimy 7th Street Bar & Grill oraz Max Burgers.

CZYM JEST BUDŻET FIRMOWY

Planowanie budżetu firmowego pozwala zwizualizować wyniki, jakie nasza firma może osiągnąć w przyszłości. Dzięki temu będziemy w stanie lepiej zdefiniować cele, do których powinniśmy dążyć, a z góry określony, jasny plan działania pozwoli lepiej zarządzać naszym biznesem.

Targi INTERNORGA za nami

Tegoroczna edycja miała miejsce w terminie od 9 do 13 marca 2018 i zgromadziła około 1.300 wystawców (w tym 13 firm z Polski) oraz 93.000 zwiedzających z Niemiec i zagranicy.

Inne kategorie

Akademia Horeca

Skuteczna strategia wyceny napojów

Odpowiednia wycena napojów to jedna z najważniejszych decyzji komercyjnych w sektorze HoReCa. Jeśli poziom cen jest właściwy, sprzedaż, a nią także zyski ze sprzedaży napojów wzrosną. W przypadku gdy ceny są zbyt niskie, tracimy zysk. Jeżeli natomiast ceny są zbyt wysokie, ryzykujemy utratę klienta.
więcej

Video

Ruch to zdrowie, ale pamiętaj o bezpieczeństwie
Zespół stresu pourazowego – jak zadbać o swoją przyszłość ?
Społeczna odpowiedzialność – myśl o innych
Techniki relaksacji – jak się zregenerować?
Obniżenie nastroju – zrób nowy plan
Lęk przed utratą pracy – jak sobie z nim poradzić?
Konflikty w rodzinie – jak do nich nie dopuścić?
Kontrola – jak jej nie stracić ?
więcej