x

Słuchaj i rozmawiaj, czyli trudna rozmowa z pracownikiem

Kategoria: Koronawirus - Pracownicy    01.04.2020

Jak zachować się w trakcie trudnej rozmowy z pracownikiem i zbudować fundament pod przyszłą współpracę?

Trudna rozmowa z pracownikiem. Foto: Shutterstock.
Trudna rozmowa z pracownikiem. Foto: Shutterstock.
Autorka tekstu: Hanna Dąbrowska, For Rest Projekt (www.frprojekt.pl

W tej chwili wielu restauratorów musi przeprowadzić trudne rozmowy ze swoimi pracownikami – o przyszłości firmy, wypłacie najbliższych pensji, zasadach zatrudnienia na czas epidemii, koniecznych zwolnieniach. Jak się do nich przygotować? Jakich słów używać? Czego nie mówić? Co robić, żeby rozmowa przebiegła spokojnie i bez niepotrzebnych emocji?

Jestem przekonana, że każdy szef czy menadżer doświadczył już w swoim życiu zawodowym takich niełatwych konwersacji. Wie, że może im towarzyszyć płacz, burzliwa dyskusja lub po prostu kłótnia. Czy doprowadziło to do czegoś konstruktywnego? W olbrzymiej ilości przypadków niestety nie. Dlatego zwłaszcza teraz powinniśmy unikać tego typu sytuacji i mimo, iż trudna rozmowa nie jest niczym nadzwyczajnym, warto zapamiętać kilka zasad, które spowodują, że będzie ona jak najmniej dotkliwa dla obu stron.

Postanowiłam podzielić się z państwem kilkoma refleksjami, które wynikają z mojego wieloletniego doświadczenia pracy z ludźmi. Może wam pomogą.

 

Nie taki diabeł straszny, czyli krótko mówiąc – nastaw się pozytywnie

Niezależnie od tego, czy szybko uda ci się wrócić ze swoją działalnością na rynek, czy odbędzie się to w miarę bez szwanku, czy jednak będziesz musiał drastycznie przeformułować swój biznes, albo czy po prostu zamknąć firmę – nie możesz pominąć pracowników i przeprowadzenie z nimi rozmowy to twój obowiązek. Spróbuj nie traktować tych rozmów jak zła koniecznego.

Nie odkładaj ich na potem. Pamiętaj, że jest to działanie niezbędne, które musisz wykonać. Nie bój się – dzięki tym rozmowom pchniesz do przodu ważne sprawy, pokażesz swoją odpowiedzialność, a poza tym zyskasz ogromną wiedzę na temat tego, jak ludzie patrzą na bieżącą sytuację ze swojej perspektywy. Może okazać się, że odkryją swoje nieznane ci wcześniej pozytywne cechy i w rezultacie łatwiej podejmiesz decyzję o ich przyszłości w firmie, kiedy już wszystko zacznie wracać do normy. Łatwiej będzie Ci zdecydować, z kim warto dalej pracować i w kogo warto zainwestować.

 

Skoncentruj się, traktuj temat serio

Ludzie doceniają fakt, że traktuje się ich poważnie i nie „wkłada się” ich między kilka innych spraw. W trakcie rozmów absolutnie nie baw się telefonem, nie patrz na ekran komórki i nie odbieraj jej. To zawsze będzie potraktowane przez drugą osobę jako obraźliwe.

Bądź spokojny, skoncentrowany i postaraj się nie wyprowadzić z równowagi. Wiem, że to nie jest łatwe. Przeczytałam kiedyś o takiej technice, która pomaga odzyskać pion i uodparnia na ciosy z zewnątrz. Jeżeli na przykład, rozmowa przybierze zły kierunek, przeproś pracownika na chwilę – weź szklankę wody, filiżankę kawy albo głęboki oddech, przejdź się po pomieszczeniu i zbierz myśli. Rozrzedź atmosferę. Możliwe, że dzięki temu nie dasz się sprowokować do reakcji, których potem będziesz żałować.

Rób sobie regularne przerwy w ciągu dnia, nie rozpoczynaj kolejnej rozmowy od razu po poprzedniej. Nie rób spotkań w grupach. Z każdym rozmawiaj indywidualnie. Określ sobie czas na jedną osobę i staraj się nie przekraczać tego czasu, nie wędrować w dygresje i nie przeciągać.

 

Miej plan, ale bez przesady

Trudne spotkania przebiegają najlepiej wówczas, gdy traktujemy je jak zwyczajne rozmowy. Trzeba je zatem zaplanować, zapisując sobie najważniejsze punkty, np. co masz do przekazania, co chcesz uzyskać itp. Pamiętaj jednak o tzw. czynniku ludzkim (human touch). Jest bardzo prawdopodobne, że spotkanie nie potoczy się zgodnie z twoim planem i co wtedy? Skrypt na nic się nie przyda, wymiana zdań będzie sztuczna i tyle. Dlatego szczegółowo zaplanowany scenariusz to strata czasu. Rozmowa powinna być prowadzona po ludzku, w sposób prosty, jasny i bezpośredni.

 

Okaż empatię – wysłuchaj człowieka

Pokaż, że ci zależy i chcesz zrozumieć odczucia drugiej osoby. Pamiętaj, po drugiej stronie jest człowiek, z którym pracowałeś czasami przez lata. Nie jest niczemu winien, a teraz bardzo się boi tego, co się dzieje i stracił poczucie bezpieczeństwa. Dlatego dobrze jest podejść z empatią do delikatnych tematów, dzięki czemu uda ci się zakomunikować trudne wieści z podniesioną głową.

Pamiętaj, że ma to być rozmowa, nie monolog. Słuchaj. Nie ignoruj punktu widzenia drugiej strony. Może się okazać, że w wielu punktach wasze stanowiska pokrywają się. Oczywiście okaż, że też nie jest ci łatwo, ale spróbuj nie wchodzić zbytnio w rolę ofiary. To ty jesteś liderem i to ty – z definicji niejako – bierzesz na siebie ciężar sytuacji.

Pracownik musi wiedzieć, że ci na nim zależy. Pamiętaj, że możliwe jest, iż po zakończeniu kryzysu będziecie dalej razem pracować. Nie wolno więc spowodować sytuacji, w której pracownik poczuje się oszukany lub zlekceważony.

 

Nie rzucaj słów na wiatr

Bądź szczery i uczciwy. Absolutnie nie obiecuj rzeczy, których nie możesz dać. Pamiętaj, że każde słowo jest ważne, wyrażaj się jasno, mów wprost i nie ulegaj emocjom. Nawet, gdy masz do przekazania złe informacje, spróbuj zaoferować coś w zamian. Zastanów się, co mógłbyś dać (np. świetne referencje, kontakty pomocowe), podsuń jakąś praktyczną alternatywę. Zdziwisz się, jak przedstawienie różnych opcji rozwiązań pomaga drugiej stronie wyjść z problemu, a przy okazji jest oznaką szacunku.

 

Skorzystaj z tego doświadczenia

Po każdej z rozmów zrób sobie krótką notatkę. Nie wszystko zapamiętasz, a po kilku tygodniach będziesz mógł wrócić do pewnych tematów, zdefiniować problemy i potem nad nimi pracować.

Powodzenia.

Autor tekstu: Hanna Dąbrowska
O AUTORZE
Hanna Dąbrowska
Konsultantka i praktyk w zarządzaniu pracownikami z 25-letnim doświadczeniem gastronomicznym. Absolwentka studiów podyplomowych z zarządzania na SGGW oraz filologii polskiej na UW. Jest wsparciem dla powstających i działających już projektów gastronomicznych. Zawsze blisko klienta. W ostatnim czasie jej głównym projektem jest rozwój nowej marki na rynku usług cateringowych. Jej entuzjazm do pracy równoważy rozsądek w szukaniu optymalnych rozwiązań.

Inne kategorie

Akademia Horeca

Jak łączyć napoje i alkohole z jedzeniem?

Jako restaurator pewnie wiele razy myślałeś o zasadach łączenia potraw i napojów. Jak sprawić, aby odpowiednia selekcja napojów pasowała do menu? Co zrobić, by obsługa umiała zarekomendować odpowiedni napój 
do serwowanego posiłku?
więcej

Video

Ruch to zdrowie, ale pamiętaj o bezpieczeństwie
Zespół stresu pourazowego – jak zadbać o swoją przyszłość ?
Społeczna odpowiedzialność – myśl o innych
Techniki relaksacji – jak się zregenerować?
Obniżenie nastroju – zrób nowy plan
Lęk przed utratą pracy – jak sobie z nim poradzić?
Konflikty w rodzinie – jak do nich nie dopuścić?
Kontrola – jak jej nie stracić ?
więcej