Naucz się liczyć - 6 rzeczy, które musisz zrobić, aby zapanować nad finansami lokalu
Kategoria: Twój biznes - wiedza

Firmy upadają, bo nie liczą kosztów i przychodów. Z arkusza kalkulacyjnego może skorzystać każdy i to za darmo!

Foto: Shutterstock.com
Foto: Shutterstock.com
Spośród 20 tysięcy osób uczestniczących w szkoleniach prowadzonych przez zespół V4B Manager Zewnętrzny Gastronomii jedynie około 10% liczy swój biznes. To bardzo mało! Podstawą prowadzenia firmy jest przecież wiedza na temat jej działalności. W mojej opinii to najważniejszy czynnik, który determinuje nasz potencjalny sukces.

1. Zrób arkusz do codziennego zapisywania wydatków i przychodów!
Codziennie ponosimy znaczące koszty związane z zakupem towarów bądź usług, wynagrodzeniami pracowniczymi lub innymi należnościami, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Aby skutecznie zarządzać swoim przedsiębiorstwem, warto wyposażyć się w narzędzia, które zapewnią nam trzymanie wszystkich istotnych informacji w ryzach. W tym przypadku pomocne będzie wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za tworzenie raportów dziennych.
Wartościowe zestawienie danych powinno uwzględniać analizę najistotniejszych płaszczyzn działalności. Uwagę skierujmy w tej samej mierze na przychody, co na koszty, które generuje biznes. Spojrzenie na wyniki w sposób szczegółowy odsłoni całą prawdę na temat jego rentowności, dlatego ważne jest, aby nie polegać jedynie na intuicji, lecz nieustannie analizować wydatki każdego dnia, natomiast po zakończeniu pewnego okresu wyciągać wnioski.

2. Porównuj koszty miesiąc do miesiąca, rok do roku!
W krótszej perspektywie czasowej najbardziej optymalnym spojrzeniem na wyniki będzie porównanie ostatniego miesiąca do poprzedniego, w perspektywie dłuższej – odniesienie do zeszłego roku lub lat ubiegłych. Wówczas otrzymamy rzetelną bazę danych niezbędną do podjęcia kluczowych decyzji. Regularne sporządzanie historii wyników naszego biznesu można również postrzegać jako swego rodzaju „ochroniarza”, który stoi na straży stabilności przedsiębiorstwa.

3. Formatowanie: straty i przekroczenia kosztów muszą się świecić na czerwono!
Dobrze skonstruowany raport powinien być zaopatrzony w alerty wzrokowe, które bez głębszej analizy sygnalizują występujące anomalie. Spojrzenie to uchroni nas przed ewentualnymi nieprzyjemnymi niespodziankami, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Wiedza na ten temat daje możliwość natychmiastowej reakcji. Dobrze jest zatem gromadzić informacje wstecznie, aby zawsze znaleźć odniesienie do specyfiki poprzednich okresów.

 

Foto: Shutterstock.com
Foto: Shutterstock.com


4. Sprawdź, ile kosztują pracownicy!
Jednym z największych wydatków, jakie ponosi restauracja, są koszty produkcyjne. W większości przypadków stanowią one lwią część naszych comiesięcznych rozchodów. W ich skład wchodzą wynagrodzenia pracownicze oraz zakupy żywności i napojów. Najpierw skupmy się na pracowniku. Chcąc sprawdzić łączną należność wobec naszego personelu, warto wykonać zestawienie wynagrodzeń dla każdego pracownika, zsumować je i podzielić przez osiągnięty obrót w danym okresie. Najlepiej pełen miesiąc. W efekcie tych działań otrzymamy procentowy wynik naszych zobowiązań. Najczęściej koszty pracownicze (wartościowo) będą utrzymywać się na podobnym poziomie, ale z racji zmienności obrotu warto patrzeć na ten wskaźnik procentowo. Upraszczając – im wyższy obrót, tym pracownik stanowi mniejszy udział w wydatkach. I odwrotnie, im niższy obrót, tym wyższy udział.
Jeśli uznamy, że rzeczywiste należności wykraczają poza zaplanowane założenia, najlepiej będzie pójść o krok dalej. Przy tworzeniu raportu istotne stanie się wprowadzenie weryfikacji obłożenia dziennego. Skrupulatne notowanie przepracowanych godzin pomnożonych przez stawkę i podzielonych przez uzyskany obrót da nam wynik procentowy kosztu przypisanego do każdego dnia. W spojrzeniu miesięcznym informacje te najlepiej zestawić według średniego kosztu pracownika na dzień tygodnia w stosunku do średniego obrotu. Będą to bardzo cenne dane, dzięki którym możemy zaobserwować, kiedy średni koszt pracowniczy osiąga pożądany poziom, a kiedy jest za wysoki. Kontrola dziennego średniego obłożenia daje nam możliwość optymalizacji wydatków związanych z wypłatami pracowniczymi.

5. Licz food costy!
Drugim elementem kosztów produkcyjnych są towary. Uwagę w pierwszej kolejności powinniśmy skupić na zakupach, które powodują najwyższe wartości. Zgodnie z zasadą Pareta 80% naszych wydatków generuje 20% surowców. Oznacza to, że najbardziej istotne znaczenie dla naszego biznesu będą miały produkty, których kupujemy najwięcej i które stanowią 80% wartości wszystkich towarów. Podczas analizy cen pomocne będzie określenie najbardziej sprawiedliwej miary, jaką jest średnia ważona cena zakupu. Przewagą nad średnią arytmetyczną jest fakt, że jednorazowe, awaryjne zakupy po nieregularnych cenach i w niskich ilościach nie zmienią znacznie średniej ważonej ceny zakupów kreowanej przez najistotniejszych dostawców.
Niebagatelne będzie również porównanie cen średnich do wcześniejszych okresów, co przyniesie nam argumenty do ewentualnych negocjacji z zaopatrzeniowcem. Określenie średniej ważonej ceny surowców niesie za sobą bardzo wiele przydatnych zastosowań, między innymi pozwoli obliczyć rzeczywisty food cost pozycji sprzedawanych w menu, wartości strat towarów poniesionych w kuchni czy też z tytułu nieodpłatnych bądź rabatowanych konsumpcji. Są to oczywiście przykłady, ponieważ wachlarz zastosowań średniej ważonej ceny surowca jest bardzo szeroki.
Tak jak w przypadku wydatków związanych z pracownikami, warto znać wynik procentowy w kontekście zakupu żywności i napojów. Miesięczną wartość przeznaczoną na surowce zestawiamy z przychodem osiągniętym w tym samym okresie. Efekt tego dzielenia to all cost naszej restauracji. Z uwagi na zmienność obrotu koszt surowców będzie wzrastał bądź malał. W tym przypadku dążymy zatem do stabilizacji wyniku procentowego. Idealną sytuacją byłoby utrzymanie go w każdym miesiącu na podobnym poziomie. Schody zaczną się w momencie, kiedy all cost jest zmienny i nie osiąga oczekiwanego przez nas poziomu. Aby poznać przyczynę rozbieżności, należy policzyć nasz indywidualny, teoretyczny food cost i beverage cost wynikający z receptur, posługując się średnimi ważonymi cenami surowców. Tutaj skupmy się głównie na pozycjach, które generują największe wartości sprzedaży. Jeśli wynik procentowy kalkulowanych przez nas receptur nadal różni się od wyniku rzeczywistego, należy przeanalizować inne sytuacje, które mogą mieć wpływ na zejście towaru. Zazwyczaj decydujące będą tutaj surowce znajdujące się w magazynie oraz wspomniane już straty lub konsumpcje. Idąc po nitce do kłębka, powinniśmy doprowadzić do sytuacji, w której wynik teoretyczny i wynik rzeczywisty będą do siebie zbliżone.

6. Rób założenia wydatków na przyszłość!
Szczegółowa baza danych uwzględniająca wszystkie koszty w zestawieniu z przychodami to niesamowicie cenna skarbnica informacji, bez których wielu gastronomów nie wyobraża sobie prowadzenia biznesu. Posługując się historią lokalu, ucząc się na własnych błędach i wyciągając odpowiednie wnioski, jesteśmy w stanie poprawić sytuację naszego przedsiębiorstwa. Dzięki analizie prowadzonych raportów poznajemy trendy kreujące specyfikę lokalu. Owa wiedza daje nam przewagę – możemy dzięki niej przygotować odpowiednią strategię, która pozwoli osiągać wyniki na satysfakcjonującym poziomie. Historia danych mówi nam o wpływie sezonowości na koszty zakupu i wzrost zatrudnienia, pozwoli też zabezpieczyć się finansowo, w momencie kiedy planujemy inwestycje itp. Prognozowanie najlepiej zacząć od szczebla przewidywanego obrotu, kosztów produkcyjnych, operacyjnych oraz zysku. Oszacowanie tych wskaźników to podstawa w prowadzonym biznesie gastronomicznym. Nie byłaby ona możliwa bez ewidencjonowania danych, dlatego poleganie na intuicji w tej bądź każdej innej branży będzie bardzo ryzykowanym posunięciem. Założenie „jakoś to będzie” w większości przypadków doprowadza nierozważnych właścicieli do zamknięcia lokalu.

Nasze podejście do liczenia biznesu powinno być holistyczne. Wymienione powyżej zagadnienia nie obejmują wszystkich struktur, które należy włączyć do kalkulacji. Pamiętajmy zatem, aby w naszym raporcie miesięcznym uwzględnić każdy, nawet najmniejszy wydatek, jaki pojawił się w badanym okresie. Poza kosztami produkcyjnymi nie zapominajmy o zobowiązaniach dotyczących zakupów środków chemicznych, wyposażenia, usług zewnętrznych, mediów, czynszu lub innych zależnych od rodzaju prowadzonego lokalu. Poprawne liczenie i wyciąganie wniosków będą gwarancją osiągania założonych celów.

Autor: Izabella Łempicka

Artykuł ukazał się w „Food Service" 6/2019 nr 186.

Autor tekstu: ( red. )
Zobacz także
Nowoczesne techniki motywacji

Dynamicznie rozwijający się rynek pracowników gastronomii w ciągu następnych dekad napędzać będą przede wszystkim ludzie urodzeni w XXI w. Świat Horeca otwiera drzwi przed młodzieżą z rocznika 2001. Jak skutecznie motywować młodych? Zaproście ich do grywalizacji!

Zebrania personelu - jak je robić z głową?

W poprzednim artykule cyklu "Sztuka obsługi" opisywaliśmy, dlaczego organizowanie spotkań indywidualnych i regularna ewaluacja pracowników są kluczowe w budowaniu zespołu. W majowym odcinku przyjrzymy się zebraniom grupowym. Jak mogą przysłużyć się do budowania zdrowej organizacji?

Moc kawy - ekspansja kawiarnianych sieci

80 największych europejskich sieci kawiarni odnotowało wzrost liczby placówek o 6%, co daje łącznie 16 783 lokale. Poza ekspansją rynek charakteryzują przejęcia i fuzje. Prezentujemy wyniki analizy przeprowadzonej przez "Food Service Europen and Middle East".

Z topu w niebyt. Koniec wielkich restauracji

Zawodowe wypalenie, potrzeba zmian, poczucie spełnienia. W ostatnich miesiącach gastronomia żyła nie tylko głośnymi otwarciami, ale również zamknięciami słynnych topowych restauracji. Trzeba wiedzieć, kiedy ze sceny zejść... Jak to robią znani szefowie kuchni?

Rola hosta w restauracji

Doskonała obsługa rozpoczyna się, zanim gość na dobre zasiądzie przy stoliku. Pierwsze dobre wrażenie budujemy już na etapie przyjmowania rezerwacji, a życzliwe i przyjazne powitanie powinno być naturalnym elementem serwisu. Nie zawsze jednak tak się dzieje.

Restauracje w stylu cyfrowym

Czy branżę gościnności czeka totalna cyfryzacja? Jakie wybrać narzędzia, jaką strategię i wreszcie - jak sprawić, by technologia pracowała dla nas i za nas?

inne kategorie
akademia horeca
Skuteczna ekspozycja i zatowarowanie restauracji Dbanie o odpowiedni kontakt wizualny, zagwarantowanie priorytetu produktom najważniejszym z punktu widzenia klienta, dyskretne oznakowanie jakości oferty to droga, która doprowadzi do zwiększenia sprzedaży i zysków.
więcej
Video
Food Service Summit 2019 - relacja II
Food Service Summit 2019 - relacja
Food Service Summit 2019 - Nabo, Talerzyki
Food Service Summit - Cool Cat
Food Service Summit 2019 - Ale Wino
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Tadeusz Müller
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Marta Glinka & Joanna Mróz
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Natalia Drobnik & Dawid Kaźmierczak
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Agnieszka Kręglicka
Food Service Summit 2018 - relacja
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 6
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 5
więcej