x

Naucz się liczyć - 6 rzeczy, które musisz zrobić, aby zapanować nad finansami lokalu

Kategoria: Twój biznes - wiedza    29.08.2019

Firmy upadają, bo nie liczą kosztów i przychodów. Z arkusza kalkulacyjnego może skorzystać każdy i to za darmo!

Foto: Shutterstock.com
Foto: Shutterstock.com
Spośród 20 tysięcy osób uczestniczących w szkoleniach prowadzonych przez zespół V4B Manager Zewnętrzny Gastronomii jedynie około 10% liczy swój biznes. To bardzo mało! Podstawą prowadzenia firmy jest przecież wiedza na temat jej działalności. W mojej opinii to najważniejszy czynnik, który determinuje nasz potencjalny sukces.

1. Zrób arkusz do codziennego zapisywania wydatków i przychodów!
Codziennie ponosimy znaczące koszty związane z zakupem towarów bądź usług, wynagrodzeniami pracowniczymi lub innymi należnościami, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Aby skutecznie zarządzać swoim przedsiębiorstwem, warto wyposażyć się w narzędzia, które zapewnią nam trzymanie wszystkich istotnych informacji w ryzach. W tym przypadku pomocne będzie wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za tworzenie raportów dziennych.
Wartościowe zestawienie danych powinno uwzględniać analizę najistotniejszych płaszczyzn działalności. Uwagę skierujmy w tej samej mierze na przychody, co na koszty, które generuje biznes. Spojrzenie na wyniki w sposób szczegółowy odsłoni całą prawdę na temat jego rentowności, dlatego ważne jest, aby nie polegać jedynie na intuicji, lecz nieustannie analizować wydatki każdego dnia, natomiast po zakończeniu pewnego okresu wyciągać wnioski.

2. Porównuj koszty miesiąc do miesiąca, rok do roku!
W krótszej perspektywie czasowej najbardziej optymalnym spojrzeniem na wyniki będzie porównanie ostatniego miesiąca do poprzedniego, w perspektywie dłuższej – odniesienie do zeszłego roku lub lat ubiegłych. Wówczas otrzymamy rzetelną bazę danych niezbędną do podjęcia kluczowych decyzji. Regularne sporządzanie historii wyników naszego biznesu można również postrzegać jako swego rodzaju „ochroniarza”, który stoi na straży stabilności przedsiębiorstwa.

3. Formatowanie: straty i przekroczenia kosztów muszą się świecić na czerwono!
Dobrze skonstruowany raport powinien być zaopatrzony w alerty wzrokowe, które bez głębszej analizy sygnalizują występujące anomalie. Spojrzenie to uchroni nas przed ewentualnymi nieprzyjemnymi niespodziankami, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Wiedza na ten temat daje możliwość natychmiastowej reakcji. Dobrze jest zatem gromadzić informacje wstecznie, aby zawsze znaleźć odniesienie do specyfiki poprzednich okresów.

 

Foto: Shutterstock.com
Foto: Shutterstock.com


4. Sprawdź, ile kosztują pracownicy!
Jednym z największych wydatków, jakie ponosi restauracja, są koszty produkcyjne. W większości przypadków stanowią one lwią część naszych comiesięcznych rozchodów. W ich skład wchodzą wynagrodzenia pracownicze oraz zakupy żywności i napojów. Najpierw skupmy się na pracowniku. Chcąc sprawdzić łączną należność wobec naszego personelu, warto wykonać zestawienie wynagrodzeń dla każdego pracownika, zsumować je i podzielić przez osiągnięty obrót w danym okresie. Najlepiej pełen miesiąc. W efekcie tych działań otrzymamy procentowy wynik naszych zobowiązań. Najczęściej koszty pracownicze (wartościowo) będą utrzymywać się na podobnym poziomie, ale z racji zmienności obrotu warto patrzeć na ten wskaźnik procentowo. Upraszczając – im wyższy obrót, tym pracownik stanowi mniejszy udział w wydatkach. I odwrotnie, im niższy obrót, tym wyższy udział.
Jeśli uznamy, że rzeczywiste należności wykraczają poza zaplanowane założenia, najlepiej będzie pójść o krok dalej. Przy tworzeniu raportu istotne stanie się wprowadzenie weryfikacji obłożenia dziennego. Skrupulatne notowanie przepracowanych godzin pomnożonych przez stawkę i podzielonych przez uzyskany obrót da nam wynik procentowy kosztu przypisanego do każdego dnia. W spojrzeniu miesięcznym informacje te najlepiej zestawić według średniego kosztu pracownika na dzień tygodnia w stosunku do średniego obrotu. Będą to bardzo cenne dane, dzięki którym możemy zaobserwować, kiedy średni koszt pracowniczy osiąga pożądany poziom, a kiedy jest za wysoki. Kontrola dziennego średniego obłożenia daje nam możliwość optymalizacji wydatków związanych z wypłatami pracowniczymi.

5. Licz food costy!
Drugim elementem kosztów produkcyjnych są towary. Uwagę w pierwszej kolejności powinniśmy skupić na zakupach, które powodują najwyższe wartości. Zgodnie z zasadą Pareta 80% naszych wydatków generuje 20% surowców. Oznacza to, że najbardziej istotne znaczenie dla naszego biznesu będą miały produkty, których kupujemy najwięcej i które stanowią 80% wartości wszystkich towarów. Podczas analizy cen pomocne będzie określenie najbardziej sprawiedliwej miary, jaką jest średnia ważona cena zakupu. Przewagą nad średnią arytmetyczną jest fakt, że jednorazowe, awaryjne zakupy po nieregularnych cenach i w niskich ilościach nie zmienią znacznie średniej ważonej ceny zakupów kreowanej przez najistotniejszych dostawców.
Niebagatelne będzie również porównanie cen średnich do wcześniejszych okresów, co przyniesie nam argumenty do ewentualnych negocjacji z zaopatrzeniowcem. Określenie średniej ważonej ceny surowców niesie za sobą bardzo wiele przydatnych zastosowań, między innymi pozwoli obliczyć rzeczywisty food cost pozycji sprzedawanych w menu, wartości strat towarów poniesionych w kuchni czy też z tytułu nieodpłatnych bądź rabatowanych konsumpcji. Są to oczywiście przykłady, ponieważ wachlarz zastosowań średniej ważonej ceny surowca jest bardzo szeroki.
Tak jak w przypadku wydatków związanych z pracownikami, warto znać wynik procentowy w kontekście zakupu żywności i napojów. Miesięczną wartość przeznaczoną na surowce zestawiamy z przychodem osiągniętym w tym samym okresie. Efekt tego dzielenia to all cost naszej restauracji. Z uwagi na zmienność obrotu koszt surowców będzie wzrastał bądź malał. W tym przypadku dążymy zatem do stabilizacji wyniku procentowego. Idealną sytuacją byłoby utrzymanie go w każdym miesiącu na podobnym poziomie. Schody zaczną się w momencie, kiedy all cost jest zmienny i nie osiąga oczekiwanego przez nas poziomu. Aby poznać przyczynę rozbieżności, należy policzyć nasz indywidualny, teoretyczny food cost i beverage cost wynikający z receptur, posługując się średnimi ważonymi cenami surowców. Tutaj skupmy się głównie na pozycjach, które generują największe wartości sprzedaży. Jeśli wynik procentowy kalkulowanych przez nas receptur nadal różni się od wyniku rzeczywistego, należy przeanalizować inne sytuacje, które mogą mieć wpływ na zejście towaru. Zazwyczaj decydujące będą tutaj surowce znajdujące się w magazynie oraz wspomniane już straty lub konsumpcje. Idąc po nitce do kłębka, powinniśmy doprowadzić do sytuacji, w której wynik teoretyczny i wynik rzeczywisty będą do siebie zbliżone.

6. Rób założenia wydatków na przyszłość!
Szczegółowa baza danych uwzględniająca wszystkie koszty w zestawieniu z przychodami to niesamowicie cenna skarbnica informacji, bez których wielu gastronomów nie wyobraża sobie prowadzenia biznesu. Posługując się historią lokalu, ucząc się na własnych błędach i wyciągając odpowiednie wnioski, jesteśmy w stanie poprawić sytuację naszego przedsiębiorstwa. Dzięki analizie prowadzonych raportów poznajemy trendy kreujące specyfikę lokalu. Owa wiedza daje nam przewagę – możemy dzięki niej przygotować odpowiednią strategię, która pozwoli osiągać wyniki na satysfakcjonującym poziomie. Historia danych mówi nam o wpływie sezonowości na koszty zakupu i wzrost zatrudnienia, pozwoli też zabezpieczyć się finansowo, w momencie kiedy planujemy inwestycje itp. Prognozowanie najlepiej zacząć od szczebla przewidywanego obrotu, kosztów produkcyjnych, operacyjnych oraz zysku. Oszacowanie tych wskaźników to podstawa w prowadzonym biznesie gastronomicznym. Nie byłaby ona możliwa bez ewidencjonowania danych, dlatego poleganie na intuicji w tej bądź każdej innej branży będzie bardzo ryzykowanym posunięciem. Założenie „jakoś to będzie” w większości przypadków doprowadza nierozważnych właścicieli do zamknięcia lokalu.

Nasze podejście do liczenia biznesu powinno być holistyczne. Wymienione powyżej zagadnienia nie obejmują wszystkich struktur, które należy włączyć do kalkulacji. Pamiętajmy zatem, aby w naszym raporcie miesięcznym uwzględnić każdy, nawet najmniejszy wydatek, jaki pojawił się w badanym okresie. Poza kosztami produkcyjnymi nie zapominajmy o zobowiązaniach dotyczących zakupów środków chemicznych, wyposażenia, usług zewnętrznych, mediów, czynszu lub innych zależnych od rodzaju prowadzonego lokalu. Poprawne liczenie i wyciąganie wniosków będą gwarancją osiągania założonych celów.

Autor: Izabella Łempicka

Artykuł ukazał się w „Food Service" 6/2019 nr 186.

Autor tekstu: ( red. )

Zobacz także

Masowa indywidualność kształtuje przyszłość

"Restauracja 2025: siedem trendów gastronomii"- to tytuł ekskluzywnego badania przeprowadzonego przez GDI Gottlieb Duttweiler Institute w Zurychu na zamówienie targów Internorga, obchodzących w tym roku 90. urodziny.

Intensywne dwa dni na "Food Service Summit"

W dniach 23-24 kwietnia 2018 roku w Łodzi eksperci szukać będą odpowiedzi na pytanie jak zwiększyć sprzedaż.

Kuchnia u Babci Maliny z Krakowa zwycięzcą Pyszne.pl Awards 2019

Już po raz piąty z rzędu największy w Polsce serwis do zamawiania jedzenia online ogłosił laureatów Pyszne.pl Awards. Krakowska restauracja Kuchnia u Babci Maliny zajęła pierwsze miejsce, wyprzedzając ponad 7 tysięcy lokali w całym kraju.

Czy załamie się rynek dzierżawy hotelowej i wynajmu krótkoterminowego?

Na razie nie ma paniki na rynku dzierżawy hotelowej i wynajmu krótkoterminowego. Widać natomiast duże zaniepokojenie związane z nieznaną dotąd sytuacją, która przyniesie skutki niewiadomej skali.

Zebrania personelu - jak je robić z głową?

W poprzednim artykule cyklu "Sztuka obsługi" opisywaliśmy, dlaczego organizowanie spotkań indywidualnych i regularna ewaluacja pracowników są kluczowe w budowaniu zespołu. W majowym odcinku przyjrzymy się zebraniom grupowym. Jak mogą przysłużyć się do budowania zdrowej organizacji?

TEORIA IMPULSU W MENU BAROWYM

Sposób tworzenia menu w koktajlbarach w większości przypadków jest indywidualną kwestią wynikającą z wielu czynników, takich jak decyzja właściciela i jego wizja lokalu gastronomicznego, wcześniejsze doświadczenia barmana pracującego nad menu czy preferencje gości odwiedzających lokal.

Inne kategorie

Akademia Horeca

Skuteczna ekspozycja i zatowarowanie restauracji

Dbanie o odpowiedni kontakt wizualny, zagwarantowanie priorytetu produktom najważniejszym z punktu widzenia klienta, dyskretne oznakowanie jakości oferty to droga, która doprowadzi do zwiększenia sprzedaży i zysków.
więcej

Video

Ruch to zdrowie, ale pamiętaj o bezpieczeństwie
Zespół stresu pourazowego – jak zadbać o swoją przyszłość ?
Społeczna odpowiedzialność – myśl o innych
Techniki relaksacji – jak się zregenerować?
Obniżenie nastroju – zrób nowy plan
Lęk przed utratą pracy – jak sobie z nim poradzić?
Konflikty w rodzinie – jak do nich nie dopuścić?
Kontrola – jak jej nie stracić ?
więcej