x

NAJCZĘŚCIEJ POMIJANE CZYNNIKI WPŁYWAJĄCE NA FOOD COST

Kategoria: Twój biznes - wiedza    26.06.2017

W każdym przedsiębiorstwie gastronomicznym najistotniejszym czynnikiem determinującym to, czy osiągniemy sukces, czy nie, jest rzetelna wiedza. Brak aktualnych danych nt. poszczególnych obszarów naszej działalności może wpływać negatywnie na osiągany wynik finansowy i sferę zarządzania personelem.

Foto: bank zdjęć Photogenica
Foto: bank zdjęć Photogenica
Prowadząc restaurację, musisz dokładnie znać aktualną kondycję twojej firmy, gdyż tylko wtedy jesteś w stanie podejmować świadome i optymalne decyzje. Wniosek ten jest wynikiem obserwacji klientów, z którymi współpracuję. Na ich przykładzie bardzo dobrze widać, że ciężka praca połączona z analizą danych, która jest dokładna i – co najważniejsze – bieżąca i systematyczna, jest podstawą osiągnięcia sukcesu w branży. Należy pamiętać, że nie chodzi tutaj o wyniki księgowe, które nie dają informacji, pozwalających podejmować strategiczne decyzje dotyczące biznesu, a o wyniki w czasie rzeczywistym, które są trzonem optymalnego zarządzania.

W tym tekście chciałbym skupić się na sferze food costu, a konkretniej na czynnikach mających na niego duży wpływ, które często pomijane są podczas kalkulacji wyników, przez co założenia teoretyczne dotyczące zużycia surowców mogą rozbiegać się z rzeczywiście uzyskanymi rezultatami. Z doświadczenia wiem, że we wszystkich restauracjach zachodzi zużycie surowców, które niezwiązane jest ze sprzedażą produktów.

Wbrew pozorom konsekwencje takiej sytuacji mogą być bardzo negatywne. Poza oczywistym, czyli wzrostem kosztów poniesionych na zakup surowców, także w sferze budowania i zarządzania zespołem może odbić się ona negatywnie. Bazując na niepełnych danych, otrzymujemy błędne wyniki. Zespół, który sumiennie pracuje cały okres, aby ostatecznie usłyszeć, że wyniki są niezadowalające, zaczyna tracić motywację, cel oraz zaufanie do współpracowników i właściciela restauracji. Jest to reakcja łańcuchowa wpływająca na główne obszary funkcjonowania biznesu gastronomicznego, dlatego też bardzo istotnym jest, aby zwrócić uwagę na rozchody towaru poza sprzedażą, które mają miejsce w naszej restauracji, a także sprawdzić, jaki jest ich wpływ na wskaźnik kosztu towaru.

Czym są rozchody poza sprzedażą?
Do rozchodów poza sprzedażą zaliczamy każde zużycie surowców, towarów i produktów, które nie wiązało się bezpośrednio ze sprzedażą. W wyniku takiego działania firma ponosi koszty, a zarazem nie generuje przychodu, co przekłada się na wzrost wskaźnika food costu. Przenosząc omówioną teorię na rzeczywistość, poniżej przedstawione zostaną najczęściej spotykane formy rozchodów poza sprzedażą.

Straty
Jest to typ rozchodu towaru, który ma miejsce prawie w każdej kuchni. Możemy je podzielić na trzy główne grupy. Są to straty niezaplanowane, które wynikają z błędu człowieka podczas procesu produkcji. Drugi typ to te, które są jego nieodłączną częścią i wynikają z obróbki surowca. Do ostatniej grupy zaliczyć możemy straty wynikające z błędnych szacunków dotyczących tego, ile surowca zużyjemy, w wyniku czego mija ich termin przydatności do zużycia. W przypadku strat pierwszego typu, należy pamiętać, że błędy są rzeczą ludzką i zawsze będą popełniane. Warto w takiej sytuacji założyć pewien bufor, poziom, który jest akceptowalny i będzie pozwalał na osiąganie satysfakcjonujących wyników.

Drugi typ jest zależny od poziomu produkcji, czyli jego wartość będzie się zmieniać wraz z nim. Najczęściej straty tego typu zachodzą podczas obróbki świeżych ryb, mięsa czy warzyw. W takim przypadku konieczne jest bieżące kontrolowanie wartości stosunku strat do wartości produkcji, aby móc szybko reagować, gdy pojawią niepokojące sygnały.

Jeżeli chodzi o trzecią grupę, dobrym rozwiązaniem tego problemu będzie bieżące kontrolowanie terminów przydatności do spożycia i stosowanie sprzedaży sugerowanej, dzięki czemu w znacznym stopniu zmniejszymy ryzyko strat, które powstać mogą w skutek przeterminowania.

Konsumpcja VIP i pracownicza
Są to kolejne typy rozchodu towaru poza sprzedażą, które występują w wielu kuchniach restauracyjnych. Pierwszy z nich, z uwagi na jego specyfikę, jest rabatowany prawie zawsze w 100 proc. Drugi natomiast wraz ze wzrostem świadomości restauratorów i chęcią ograniczenia kosztów coraz częściej występuje w formie bonifikaty częściowej. Obie te formy konsumpcji generują koszt, a nie generują przychodu lub generują go bardzo niewiele. Oczywiście ma to znaczenie w kontekście food costu, a nawet potrafi istotnie go podnieść. Jak się okazuje, wartość zawarta w tych rodzajach konsumpcji może być naprawdę wysoka.

Jeżeli chodzi o spożycie pracownicze, wszystko zależy od liczby pracowników na zmianie, od tego, czy będzie się ono opierać na daniach z karty, czy spoza niej, oraz od liczby posiłków przypadających na jednego pracownika w trakcie dnia pracy. W przypadku konsumpcji VIP bardzo często okazuje się, że nie chodzi tu tylko o pojedyncze sytuacje w skali miesiąca, ale o całkowite żywienie właściciela restauracji oraz jego najbliżej rodziny. Jest to o tyle niebezpieczne, że bardzo często przestaje on kontrolować, ile tak naprawdę go to kosztuje. Dieta, która składa się z krewetek czy łososia, jest zdecydowanie bardziej kosztowna, niż standardowy domowy obiad.

Gratisy, testy
Pod określeniem gratis może kryć się wiele typów zużycia towaru na cele niezwiązane ze sprzedażą. Mogą dotyczyć one akcji promocyjnych w formie konkursów, w których nagrodami są darmowe posiłki. Mogą to również być dania dla blogerów, którzy doświadczenie z naszą kuchnią mają opisać na swoim blogu. Często jest to rekompensata w formie darmowego deseru czy kieliszka wina, która przyznawana jest gościom za błędy, jakie popełnione zostały podczas serwisu.

Poprzez testy natomiast rozumieć można surowce, które zużyte zostały w trakcie tworzenia nowych dań do karty menu. Aby uzyskać wersję dania, którą będziemy chcieli wdrożyć do karty, musi odbyć się szereg eksperymentów. Analogicznie sytuacja ma się w kwestii koktajli i drinków. Dodatkowym czynnikiem, który także wpływa na zużycie, są dania pokazowe, które tworzone są na potrzeby marketingowe. W dobie social mediów, kiedy internetowe serwisy społecznościowe są trzonem marketingu większości przedsiębiorstw gastronomicznych, niemalże codziennie przygotowywane są dania, które zostaną sfotografowane i zaprezentowane w sieci. To także generuje niemałe zużycie w skali dłuższego okresu.

Czekadełka i dodatki
Okazuje się, że także te formy zużycia surowców często są pomijane, a potrafią wygenerować naprawdę duże wartości. Popularną formą dodatków, które zużywane są przez naszych gości w ilości nieograniczonej, są oliwy, pasty, przyprawy, które stoją na stołach. Klient wedle własnego uznania wykorzystuje je do przyprawienia dania, które zamówił. Oczywiście w ten sposób koszt dania, które serwujemy, wzrasta. Może wydać się to mało istotne, ale w kontekście okresu miesięcznego, w średniej wielkości pizzerii zużycie oliwy stojącej na stołach potrafi wynieść nawet 40 l. Przy cenie oliwy w okolicach 20-30 zł netto za litr jest to dla nas koszt rzędu tysiąca złotych miesięcznie.

W przypadku czekadełek wszystko zależy od tego, co serwujemy. Czy to produkt uboczny naszych dań, czy specjalnie zakupiony w tym celu surowiec. Oczywiście w zależności od polityki danej firmy oraz typu sprzedaży, jaki realizuje, może występować jeszcze wiele innych form rozchodów poza sprzedażą. Te, które wymieniłem, należą do najczęściej spotykanych. Dla przykładu, niestandardowym rozchodem, który w pewnym sensie jest stratą, ale warto byłoby go liczyć osobno, mogą być rolki sushi, które pływają w łódeczkach woół baru i nie zostaną wybrane przez klientów. Kalkulacja tego rozchodu może pomóc planować produkcję. Pewne jest, że wspólną cechą wszystkich rozchodów jest to, że generują koszty, a co za tym idzie konieczna jest stała kontrola ich poziomu.

Podstawowe typy kalkulacji rozchodów poza sprzedażą
Kalkulację tego, ile wyniosły nas w danym okresie rozchody poza sprzedażą możemy podzielić na dwie podstawowe metody. Pierwsza z nich opiera się na wyliczeniu, ile zużyty towar, produkt lub surowiec kosztował nas w wartości zakupu lub inaczej mówiąc, wytworzenia. Najczęściej tym sposobem liczone są straty, odpady lub testy, jednak nie jest to reguła. Do tego typu liczenia niezbędne są nam aktualne ceny zakupu surowców oraz odnotowywanie każdego rozchodu w skali badanego okresu, aby następnie przeliczyć je na wartość zakupu. Kolejnym krokiem jest odjęcie uzyskanej wartości zużycia z tego okresu od całkowitych kosztów, jakie poniesione w nim zostały na zakup surowców. W ten sposób uzyskamy informację, jak wygląda nasz rzeczywisty food cost uzyskiwany tylko w wyniku produkcji dań, dzięki czemu możemy zestawić go naszymi założeniami dotyczącymi średnioważonego food costu, który wynika z naszych teoretycznych wyliczeń.

Drugim sposobem, jakim można skalkulować rozchody poza sprzedażą, jest przeliczenie ich na wartość, po której moglibyśmy je sprzedać. Ta metoda najczęściej jest wykorzystywana przy rozchodach, które opierają się na daniach z karty menu, takich jak konsumpcja VIP czy pracownicza. Również w tej metodzie konieczne jest odnotowywanie wszystkich rozchodów w skali danego okresu. Następnie są one przeliczane na wartość po katalogowej cenie ich sprzedaży.

W kolejnym kroku uzyskaną w ten sposób wartość łączną dodajemy do wartości obrotu, który został wygenerowany w badanym okresie. W ten sposób poznajemy wynik, który uzyskany byłby, gdyby każdy zużyty produkt został sprzedany po cenie, na jaką go wyceniliśmy. Wynik uzyskany tą drogą także powinien zostać zweryfikowany z pierwotnymi założeniami teoretycznymi. Podczas wyboru metody, którą wykorzystywać będziemy w badaniu rozchodów poza sprzedażą, koniecznie pamiętać należy o kilku bardzo istotnych kwestiach.

Licząc food cost pierwszym sposobem, opierającym się na cenach zakupu surowców, istotne znaczenie ma plate cost dań (food cost jednostkowy), które ten rozchód wygenerowały. Im jest on wyższy, tym mocniej rozchód tych dań wpłynie na uzyskany przez nas wynik. Jeżeli natomiast wybierzemy drugą metodę, nie ma znaczenia, które produkty są przyczyną rozchodu, gdyż istotna dla wyniku jest tylko ich wartość sprzedaży.

Następną ważną kwestią jest to, że wyniki, które wyliczamy, zawsze powinny być kalkulowane w dwóch wariantach. Jeden, który pokazuje nam, jaki food cost osiągnięty jest po uwzględnieniu wszystkich typów rozchodów poza sprzedażą, a drugi to wynik faktyczny, pokazujący nam całkowite zużycie (niezależnie od tego, co było jego przyczyną) do całkowitej sprzedaży w danym okresie.

Jak ograniczyć straty?
Oczywiście poza tym, że będziemy w stanie policzyć rozchody poza sprzedażą, warto także zastanowić się, w jaki sposób możemy wpłynąć na ograniczenie ich wartości. Będzie to miało pozytywny wpływ na zmniejszenie rzeczywistych kosztów ponoszonych przez restaurację w zakresie zakupu surowców, a to zwiększy ostateczny zysk. Jeżeli chodzi o rozchody takie jak konsumpcja pracownicza czy VIP, jest to kwestia indywidualna i właściciel danego punktu powinien zdecydować, jaki poziom zużycia przypadającego na te czynniki jest dla niego akceptowalny, czyli pozwalający na uzyskiwanie satysfakcjonujących wyników finansowych. Analogicznie sytuacja wygląda w kwestii gratisów czy testów.

Jeżeli chodzi o straty natomiast, jest to aspekt o wiele cięższy do kontrolowania i przewidzenia, dlatego warto wdrożyć pewne działania, które nam w tym pomogą. Jednym z takich działań może być zmiana formy surowców, które kupujemy. Podczas zakupów mięsa np. dobrym rozwiązaniem może okazać się zakup półtusz, których rozbiór przez doświadczonego szefa kuchni pozwoli na wykorzystanie prawie każdego ich elementu. Wskazane jest także, aby zastanowić się nad daniami, które wytworzyć możemy z potencjalnych odpadów. Dobrym przykładem są różnego rodzaju buliony czy zupy, które mogą być gotowane na ich bazie. Jeżeli sami nie jesteśmy w stanie zużyć wszystkich produktów ubocznych, które powstają podczas naszej produkcji, warto zorientować się, czy nie potrzebują ich inne punkty gastronomiczne w naszym otoczeniu. Ich odsprzedaż po cenie zakupu ograniczy nasze koszty.

Kolejnym działaniem, które może pozytywnie wpłynąć na zmniejszenie wartości strat, jest wdrożenie tego czynnika do systemu premiowania kuchni. Standardowo system taki bazuje na food cost liczonym po odliczeniu strat. Gdyby jednak premia uzależniona była zarówno od uzyskanego FC, jak i wskaźnika strat (np. nie mogą być większe niż 3 proc. w stosunku do całkowitej wartości zakupu surowców), mogłoby to także wprowadzić dodatkowy bodziec mobilizujący do ich kontroli.

Przedstawione powyżej typy rozchodów poza sprzedażą oraz metody ich kalkulacji i optymalizacji pozwolą na poprawne wyliczenie wyników food cost osiąganych przez restaurację, co da możliwość realnie spojrzeć na sytuację w obszarze dotyczącym zużycia towaru. Jest to podstawa do podejmowania strategicznych decyzji dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ponadto opieranie wyników na komplecie danych, które dokładnie odzwierciedlają rzeczywistość, pomaga ograniczyć konflikty w zespole wynikające z braku zaufania co do metod kontroli, co w konsekwencji prowadzić będzie do szybszego i efektywniejszego realizowania celów przedsiębiorstwa.

Autor tekstu: Jakub Konkel
O AUTORZE
Jakub Konkel
Jeden z głównych analityków firmy V4B.pl, który współuczestniczył w opracowywaniu i realizacji jej innowacyjnych metod optymalizacyjnych. Współpracuje jako menedżer zewnętrzny z ponad 30 przedsiębiorstwami z branży gastronomicznej. Dzięki doświadczeniu zawodowemu, a także ukończonym studiom wyższym o specjalności Informatyka w Biznesie zdobył wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem przy użyciu nowoczesnych narzędzi informatycznych.

Zobacz także

Serwis specjalny

W minionych odcinkach "Sztuki obsługi" wiele uwagi poświęcaliśmy zagadnieniom związanym z obsługą gościa przez pryzmat komunikacji i zachowań. W tym miesiącu chcielibyśmy przyjrzeć się tradycyjnym, rzemieślniczym, wręcz manualnym umiejętnościom kelnera.

Odbiór dań z sieci Bobby Burger bez wysiadania z auta

Największa polska sieć burgerowni wprowadza usługę drive thru. Pilotażowo ruszyła w sześciu Bobby Burger w Warszawie: Woronicza, Żurawia, Kasprzaka, Solidarności, Plac Zbawiciela i Saska.

Z topu w niebyt. Koniec wielkich restauracji

Zawodowe wypalenie, potrzeba zmian, poczucie spełnienia. W ostatnich miesiącach gastronomia żyła nie tylko głośnymi otwarciami, ale również zamknięciami słynnych topowych restauracji. Trzeba wiedzieć, kiedy ze sceny zejść... Jak to robią znani szefowie kuchni?

Stacja paliw ulubioną "kawiarnią" Polaków

Stacje paliw to zdecydowanie numer 1 wśród miejsc, w których Polacy piją kawę poza domem. Najczęściej spontanicznie wymieniane miejsca z kawą to Orlen, McDonald’s oraz Starbucks. Kawę poza domem pije 51% Polaków - wynika z badania Cafe Monitor ARC Rynek i Opinia.

INNOWACYJNY RĘKAW CUKIERNICZY RENGO

Termostabilne nadzienia owocowe i kremowe Lauretta sprzedawane są teraz w nowym, mniejszym opakowaniu - gotowym do użycia rękawie cukierniczym Rengo.

80/20, CZYLI O ZASADZIE PARETO

Istnieje prawdopodobieństwo, że przeczytanie 20 proc. tego artykułu pozwoli na zrozumienie 80 proc. jego treści. Zasada Pareto mówi o tym, że 20 proc. badanych obiektów ma znaczenie w 80 proc., a pozostałe 80 proc. ma znaczenie w 20 proc.

Inne kategorie

Akademia Horeca

Skuteczna strategia wyceny napojów

Odpowiednia wycena napojów to jedna z najważniejszych decyzji komercyjnych w sektorze HoReCa. Jeśli poziom cen jest właściwy, sprzedaż, a nią także zyski ze sprzedaży napojów wzrosną. W przypadku gdy ceny są zbyt niskie, tracimy zysk. Jeżeli natomiast ceny są zbyt wysokie, ryzykujemy utratę klienta.
więcej

Video

Ruch to zdrowie, ale pamiętaj o bezpieczeństwie
Zespół stresu pourazowego – jak zadbać o swoją przyszłość ?
Społeczna odpowiedzialność – myśl o innych
Techniki relaksacji – jak się zregenerować?
Obniżenie nastroju – zrób nowy plan
Lęk przed utratą pracy – jak sobie z nim poradzić?
Konflikty w rodzinie – jak do nich nie dopuścić?
Kontrola – jak jej nie stracić ?
więcej