CZYM JEST BUDŻET FIRMOWY
Kategoria: Twój biznes - wiedza

Planowanie budżetu firmowego pozwala zwizualizować wyniki, jakie nasza firma może osiągnąć w przyszłości. Dzięki temu będziemy w stanie lepiej zdefiniować cele, do których powinniśmy dążyć, a z góry określony, jasny plan działania pozwoli lepiej zarządzać naszym biznesem.

Foto: shutterstock.com
Foto: shutterstock.com
Budżet firmowy to pojęcie, które w pierwszym momencie kojarzy nam się z wielkimi firmami, korporacjami, które na początku każdego roku tworzą, akceptują, a następnie realizują swój plan dotyczący kosztów oraz przychodów w danym okresie, najczęściej w roku kalendarzowym. W przedsiębiorstwach tego typu mamy do czynienia z wieloma procesami zachodzącymi w różnych obszarach działalności. Budżet pozwala kadrze zarządzającej lepiej koordynować te procesy, a także podejmować optymalne decyzje kierownicze. Ponadto, mówiąc wprost, rolą budżetu jest zobrazowanie akcjonariuszom, jaka jest kondycja finansowa firmy, a co za tym idzie – jakich zysków mogą spodziewać się na koniec roku. Skoro narzędzie to tak dobrze sprawdza się w dużych firmach, dlaczego nie miałoby mieć zastosowania w przypadku mikro i małych przedsiębiorstw z branży gastronomicznej? W tym tekście przedstawię zalety prowadzenia prostego budżetu firmowego w tego typu biznesie.

Jakie są zalety planowania firmowego budżetu?
Zalet prowadzenia budżetu jest naprawdę wiele, jednak w moim odczuciu najważniejszą z nich jest poczucie punktu odniesienia i celu. W myśl zasady „co nie zostało zapisane,nie istnieje”, która wywodzi się z systemu GMP (Good Manufacturing Practice), jeżeli nie rozpiszemy swojego planu, celu do zrealizowania, to błądzimy we mgle i nie mamy pojęcia, w jakiej sytuacji znajduje się nasza firma obecnie, a tym bardziej do czego dąży. Poprawne zaplanowanie przychodów oraz kosztów da nam możliwość wizualizacji sytuacji, w której znajdziemy się w przyszłości. Wiąże się to bezpośrednio z poczuciem bezpieczeństwa wynikającym z klarownego, przejrzystego obrazu sytuacji. Znając prognozy wyników, jakie osiągnąć może nasz biznes, jesteśmy przygotowani na to, co przyniesie nam „jutro”. Możemy z chłodną głową ocenić, czy ta wizja jest satysfakcjonująca, wyłapać ewentualne słabe punkty naszej działalności i w razie potrzeby zaplanować działania naprawcze mające zmienić przewidywany wynik. Dodatkowo znajomość możliwych do osiągnięcia zysków pozwala nam pójść krok dalej i planować przyszłe inwestycje. Budżet daje nam także możliwość tworzenia symulacji. Wraz z modyfikowaniem danych uzyskiwać będziemy informacje nt. tego, jak wyglądać będą nasze zyski w zmieniających się warunkach. Co się stanie, kiedy zatrudnię dodatkowego pracownika, jak wzrosną koszty i przychody, a także stosunek jednej wartości do drugiej? Co, jeżeli kupię nowy samochód firmowy lub specjalistyczny sprzęt? Jak będzie wyglądał mój wynik, jeżeli w pobliżu otworzy się konkurencyjny biznes i spadną mi obroty?

Odpowiedzi na te pytania możemy uzyskać, prowadząc symulacje na bazie budżetu. Oczywiście wiadomo, że w biznesie zdarzają się sytuacje wyjątkowe i nieprzewidywalne, dlatego też poza kwestią samego planowania budżet wymaga bieżącej weryfikacji. Oceny tego, jak wygląda jego realizacja w stosunku do pierwotnych założeń. W tym obszarze może on działać motywacyjnie i skłaniać nas do proaktywności. Widząc, że nasza firma nie realizuje planu, dostajemy sygnał, że może coś robimy nie tak, że prawdopodobnie warto wdrożyć nowe rozwiązania lub korekty do wcześniejszej koncepcji. Inaczej niż w dużych korporacjach jako właściciel małej firmy za realizację budżetu odpowiadamy przed samym sobą. Ma on być narzędziem pomocniczym, dlatego nie bójmy się go modyfikować, jeżeli sytuacja będzie tego wymagać.

Jak planować budżet firmy gastronomicznej?
Tak jak powyżej napisałem, duże firmy wykorzystują budżety do wsparcia złożonych procesów biznesowych, jakie zachodzą w trakcie ich działalności. Powoduje to, że są one mocno rozbudowane i szczegółowe, a ponadto często sformułowane w bardzo oficjalny, specjalistyczny sposób. Wyniki wyliczane są według mierników EBIT, EBITDA, zysk brutto i netto, a także kilku innych. Jednym słowem – można je określić jako „skomplikowane”. Sądzę, że w przypadku mikro i małych firm, którymi często są biznesy z branży gastronomicznej, nie ma sensu prowadzenia działań w ten sposób. Celem planowania w tym wypadku jest uzyskanie prostego, przejrzystego zestawienia. Ma ono być dostosowane do potrzeb właściciela restauracji i dać mu możliwość podejmowania jak najlepszych decyzji biznesowych. Dlatego też metoda planowania budżetu, którą przedstawię, oparta jest na podstawowych, lecz kluczowych danych i pozwala uzyskać prosty w interpretacji wynik.

Zanim jednak przejdę do przedstawienia aspektów, o których warto pamiętać, planując budżet, chciałbym w pierwszej kolejności wskazać, w którym momencie należy takie zestawienie wykonać. W sytuacji kiedy budżetowanie dotyczy nowej, nieistniejącej jeszcze restauracji, operację tę wykonujemy co najmniej na dwa miesiące przed dniem otwarcia drzwi dla gości. Musimy zapewnić sobie pewien bufor czasowy niezbędny do obmyślenia i wykonania dodatkowych działań, które mogą okazać się konieczne, gdy budżet ukaże nam prognozę różną od naszych wcześniejszych założeń. Jeżeli jednak nasza firma działa już na rynku jakiś czas, to budżet warto tworzyć w perspektywie rocznej, co oznacza, że na dany rok planujemy go przed końcem poprzedniego roku kalendarzowego. Nie oznacza to bynajmniej, że planując budżet roczny, tylko w takim kontekście będziemy rozpatrywać nasze wyniki. W metodzie, którą przedstawię, uzyskamy również obraz miesięczny. Budżet pozwala nam określić przewidywany zysk, czyli różnicę pomiędzy przychodami, jakie wypracuje nasza firma, a kosztami, które poniesie. To na tych dwóch wartościach będzie on bazować.

Zacznijmy zatem od kosztów, gdyż ich określenie jest zdecydowanie łatwiejsze. Możemy je podzielić na dwa główne typy, czyli koszty stałe, które pozostają bez zmian niezależnie od tego, jak wygląda sprzedaż, oraz zmienne, których poziom zależy od wielkości sprzedaży. W pierwszym kroku planowania budżetu powinniśmy podsumować wszystkie koszty stałe i zmienne, jakie ponosi nasz lokal w skali miesięcznej. W biznesie gastronomicznym do pierwszej kategorii zaliczyć możemy takie wydatki, jak: czynsz, media, chemia, wyposażenie, usługi, podstawowe wynagrodzenie pracowników plus ZUS/PIT, leasingi/kredyty, marketing. Są to najczęstsze kategorie comiesięcznych kosztów stałych w gastronomii. Oczywiście jasne jest, że wydatki np. na wyposażenie nie muszą co miesiąc opiewać na dokładnie tę samą kwotę. Mam tutaj na myśli wartość uśrednioną, która może być określona na bazie planowanych rocznych kosztów podzielonych po równo na każdy z miesięcy. Ponadto nie możemy zapomnieć o wydatkach, które nie są cykliczne. Czyli takich, które płacimy np. raz w roku. Do tej grupy należą najczęściej koszty związane z ubezpieczeniami (lokalu, samochodu), koncesja na sprzedaż alkoholu czy podatek od nieruchomości, jeżeli działalność prowadzimy we własnym lokalu. Te wszystkie koszty winniśmy także uwzględnić w naszych miesięcznych kosztach stałych. Wystarczy ich wartość podzielić przez 12 (liczba miesięcy w roku).

Kolejnym krokiem jest określenie miesięcznych kosztów zmiennych, jakie ponosić będzie nasz biznes. W tej grupie znajdą się koszty zakupu surowców oraz wynagrodzenia prowizyjne. Mogą to być także koszty opakowań i dowozów w przypadku działalności oferującej zamówienia z dostawą do domu, a także inne koszty tego typu, często różne, w zależności od modelu biznesowego, według którego działamy. Nie jesteśmy w stanie określić wartości tych kosztów, nie znając sprzedaży, dlatego też musimy wyznaczyć ich procentowy stosunek do jej poziomu. W przypadku surowców mowa o wskaźniku food cost, przykładowo – 30 proc. Analogicznie wyznaczamy wskaźniki pozostałych kategorii, np. prowizja od sprzedaży – 3 proc., opakowania – 5 proc., dowóz – 5 proc. W kwestii kosztów związanych z bezpośrednią działalnością naszej firmy – to wszystko.

Mamy już określone koszty, jakie poniesie nasza restauracja. Przechodzimy zatem do planowania obrotu. Jeżeli jesteśmy nowi na rynku i dopiero zaczynamy działalność, ciężko będzie nam przewidzieć sprzedaż. W takiej sytuacji powinniśmy po prostu odnieść się do poziomu kosztów, które rozplanowaliśmy, i doliczyć do nich nasze wynagrodzenie miesięczne jako właściciela. W ten sposób wyznaczymy poziom średniego miesięcznego przychodu, który powinien być naszym planem „minimum” w pierwszym roku działalności. W przypadku restauracji będącej na rynku dłużej bardzo przydatne okazują się dane historyczne z poprzednich lat. Znając poziom przychodu, jaki wygenerowała nasza firma rok, dwa, a nawet trzy lata wcześniej, możemy określić dynamikę wzrostu sprzedaży. Dzięki temu mamy punkt zaczepienia, od którego możemy wystartować. Musimy jednak w tym miejscu pamiętać o ewentualnych anomaliach, które mogły wpłynąć na nasze przychody. Jeżeli nasza działalność w głównej mierze opiera się na standardowej obsłudze gości w lokalu, ale ponadplanowo doszła nam obsługa cateringowa kilku większych eventów, co wygenerowało dodatkowy przychód kilkudziesięciu tysięcy w skali roku – weźmy to pod uwagę podczas planowania, istnieje duża szansa, że się to nie powtórzy. Dalej nie ma już ograniczeń. Warto wykonać co najmniej trzy scenariusze tego, jak wyglądać będzie nasza sprzedaż w nadchodzącym roku. Bardzo optymistyczny, przy sprzyjających warunkach na rynku, zrównoważony, np. 5-10 proc. wzrostu do roku poprzedniego, a także pesymistyczny, czyli taki, w którym sprzedaż pozostaje bez zmian lub – co gorsza – spada.

W następnym kroku nie pozostaje nam nic innego niż zestawić nasz roczny plan kosztów (miesięczne koszty stałe pomnożone razy 12 + koszty zmienne) z poszczególnymi wariantami przychodów, jakie założyliśmy. Dzięki temu uzyskamy obraz potencjalnego zysku, którego możemy się spodziewać, osiągając poszczególne progi przychodu. Musimy jeszcze pamiętać, że od zysku konieczne jest odprowadzenie podatku. Dopiero po jego odliczeniu uzyskamy ostateczny wynik. Poprzez jego obiektywną ocenę będziemy mogli podjąć decyzję, czy chcemy lub musimy podejmować dodatkowe działania mające go zmienić.

Weryfikacja założeń
Równie istotnym działaniem jak planowanie budżetu jest jego bieżąca weryfikacja. Na nic zda nam się perfekcyjny plan kosztów i przychodów, jeżeli nie będziemy sukcesywnie konfrontować go z rzeczywistością. Najlepiej robić to w okresach miesięcznych. Dzięki temu będziemy mogli odpowiednio szybko reagować i wprowadzać modyfikacje planu, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Wiąże się to z koniecznością monitorowania kosztów i przychodów naszej firmy w poszczególnych miesiącach. Tak jak wcześniej pisałem, niektóre koszty, jak np. ubezpieczenia, ponoszone są raz w roku, ale przyjmowane są po części na każdy z miesięcy. W takim przypadku warto prowadzić coś, co nazywamy kontem rezerw. Jest to rachunek, na który możemy przelewać częściową, założoną w miesięcznym planie wartość kosztu, który poniesiemy w przyszłości. Dzięki temu w momencie, w którym nastąpi konieczność zapłaty, będziemy na to przygotowani.

Podsumowując, planowanie budżetu firmowego pozwoli nam zwizualizować sobie wyniki, jakie nasza firma może osiągnąć w przyszłości. Dzięki temu będziemy w stanie lepiej zdefiniować cele, do których powinniśmy dążyć, a z góry określony jasny plan działania pozwoli nam lepiej zarządzać naszym biznesem.

Autor tekstu: Jakub Konkel
O AUTORZE
Jakub Konkel
Jeden z głównych analityków firmy V4B.pl, który współuczestniczył w opracowywaniu i realizacji jej innowacyjnych metod optymalizacyjnych. Współpracuje jako menedżer zewnętrzny z ponad 30 przedsiębiorstwami z branży gastronomicznej. Dzięki doświadczeniu zawodowemu, a także ukończonym studiom wyższym o specjalności Informatyka w Biznesie zdobył wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem przy użyciu nowoczesnych narzędzi informatycznych.
Zobacz także
Otto Pompieri wycofuje plastikowe słomki i opakowania

Warszawska restauracja Otto Pompieri przyłączyła się do globalnego trendu ograniczenia plastikowych odpadów. Nie podaje już do napojów plastikowych słomek, a dania na wynos są wysyłane w innowacyjnych, ekologicznych opakowaniach.

DLACZEGO RESTAURACJE UPADAJĄ - PERSONEL

Niezależnie od tego, w jakim modelu gastronomicznym działa nasza firma, świadomość tego, w którym miejscu znajduje się próg jej rentowności, jest bardzo istotna.

TAJEMNICZY NIEZNAJOMY

Właściciel restauracji nie jest w stanie przebywać w niej 24 godziny na dobę. Nie da się ukryć, że jego obecność wymusza na pracownikach większą dbałość o szczegóły. Usługa tajemniczego gościa to dobre rozwiązanie w sytuacji, gdy właściciel chce sprawdzić jakość obsługi podczas swojej nieobecności.

Sfinks Polska z nowym zarządem

Rada Nadzorcza Sfinks Polska powołała zarząd spółki na nową, pięcioletnią kadencję. 4-osobowy zarząd rozpoczął działanie od 6 lutego 2019. Do Sfinks Polska należą 4 sieci gastronomiczne: Sphinx, Piwiarnia Warki, Chłopskie Jadło i WOOK.

McDonald’s testuje papierowe słomki

Plastikowe słomki co najmniej od połowy 2018 roku są tematem numer jeden wszystkich, dla których ekologia jest ważna. Do tego grona dołączyła również sieć McDonald’s, która w wybranych restauracjach na terenie Polski postanowiła przetestować rozwiązania mogące zastąpić słomki wykonane z plastiku.

Drób, filozofia zero waste i gastronomiczne trendy na Mikserze Kulinarnym

Ostatni w 2018 roku Mikser Kulinarny przyciągnął ponad 200 młodych adeptów sztuki kulinarnej z całej Polski. Tematem przewodnim spotkania był drób, filozofia zero waste oraz nadchodzące w 2019 roku trendy kulinarne.

inne kategorie
akademia horeca
Jak łączyć napoje i alkohole z jedzeniem? Jako restaurator pewnie wiele razy myślałeś o zasadach łączenia potraw i napojów. Jak sprawić, aby odpowiednia selekcja napojów pasowała do menu? Co zrobić, by obsługa umiała zarekomendować odpowiedni napój 
do serwowanego posiłku?
więcej
Video
Food Service Summit 2019 - relacja II
Food Service Summit 2019 - relacja
Food Service Summit 2019 - Nabo, Talerzyki
Food Service Summit - Cool Cat
Food Service Summit 2019 - Ale Wino
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Tadeusz Müller
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Marta Glinka & Joanna Mróz
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Natalia Drobnik & Dawid Kaźmierczak
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Agnieszka Kręglicka
Food Service Summit 2018 - relacja
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 6
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 5
więcej