Cykl artykułów branżowych przygotowanych przez dziennikarzy Ouichef.pl we współpracy z firmą Coca-Cola, których celem jest edukacja w zakresie zarządzania kategoriami napojów alkoholowych oraz bezalkoholowych w biznesie HoReCa.

Patryk Le Nart

Dyrektor i założyciel Międzynarodowej Szkoły Barmanów i Sommelierów, właściciel portalu MojBar.pl i eventowego Bar Cateringu. Sprawuje nadzór programowy nad prowadzonymi w MSBiS zajęciami. Posiada wykształcenie kierunkowe zdobyte w USA i wieloletnie doświadczenie zawodowe w najlepszych lokalach Nowego Jorku. Od wielu lat sędziuje i prowadzi konkursy barmańskie.

Matias Glusman

Beverage & HoReCa Consultant. Wine Educator (WSET) & Certified Water Sommelier. Posiada także tytuł Sake Educator, jako jedyna osoba w Europie Środkowo-Wschodniej oraz jest sędzią podczas International Taste Awards w Brukseli. Polak z pochodzenia, urodzony w Argentynie, który kształcił się w Wielkiej Brytanii, a w Polsce mieszka od 2004 r.

WYDARZENIE KULINARNE, O KTÓRYM MÓWI CAŁE MIASTO - CZY TO JEST MOŻLIWE?
Kategoria: Akademia Horeca - manager

Event to wyjątkowa szansa dla restauracji, aby wykazać się kreatywnością i nietuzinkowym podejściem. Zabierając się do jego organizacji, trzeba liczyć się z dużą ilością pracy, ale gdy realizuje się zadania punkt po punkcie, efekt może okazać się oszałamiający.

Foto: Ewa Wasilewska
Foto: Ewa Wasilewska
Wydarzenie, który poruszy tłumy czy kameralna kolacja dla wybranych gości?
Udany event – czy to kameralny, czy masowy – jest jak syssem naczyń połączonych. Tylko właściwe współdziałanie wszystkich elementów jest gwarantem powodzenia i tym samym pozytywnych opinii uczestników. Chcemy, aby goście restauracji nie tylko czuli się komfortowo, ale także, by zapamiętali nasze wydarzenie w wyjątkowy sposób. Na co zwrócić uwagę, aby osiągnąć taki efekt? Pokazujemy, jak zorganizować ciekawe wydarzenie w 11 prostych krokach na przykładzie „Wielkiej Uczty Króla", która odbyła się w listopadzie w warszawskiej restauracji Zoni.

1. Dobra organizacja – wybór zespołu
Event to praca zespołowa – właścicieli, szefa kuchni, menedżera, PR-owca, brand managera, kelnerów, partnerów i dostawców – która wymaga wyobraźni, drobiazgowego planowania, zdolności przewidywania zdarzeń oraz systematyczności i cierpliwości. Przy organizowaniu imprez należy mieć oczy dookoła głowy i reagować na bieżąco na każdą nieprzewidzianą sytuację.

Stwórz listę zadań i odpowiedzialności na osi czasu. Dzięki temu każdy w zespole będzie wiedział, za co odpowiada, jak również ułatwi to współpracę z różnymi podwykonawcami, dostawcami i partnerami wydarzenia.
Wybierz ambasadorów. Poszukaj osób, które będą dobrze przygotowane merytorycznie i odpowiedzą na większość pytań pojawiających się w trakcie spotkania. Nie zapomnij o generalnym zebraniu tuż przed główną imprezą, aby omówić ostateczny plan wydarzenia. Nam przed Wielką Ucztą Króla wystarczył 45-minutowy brief.

2. Partner wydarzenia
Jeśli organizujesz wydarzenia kulinarne, możesz wynegocjować wsparcie z tej okazji od swoich dostawców i partnerów. Zorganizują degustację swoich produktów (win, koktajli czy napojów bezalkoholowych) lub udzielą wsparcia, dostarczając większą liczbę produktów „w komis”. Unikamy wówczas sytuacji, w której produktu zabraknie, gdy impreza potrwa dłużej, niż zaplanowaliśmy. Partner może też wesprzeć restaurację doświadczoną
obsługą, serwując swoje napoje w strojach firmowych, co zawsze podnosi rangę wydarzenia.

3. Motyw przewodni
Wyznacznikiem tematu wydarzenia może być, choć nie musi, partner wydarzenia. Dlatego, zanim zaplanujemy scenariusz, należy przeanalizować charakter jego działalności, wreszcie efekty, jakie chce osiągnąć wspólną zabawą – prezentacja brandu, promocja produktu, wolumen sprzedaży itd. „Wielka Uczta Króla" była naszym autorskim pomysłem poświęconym książce „Król" Stefana Twardocha, w którym chcieliśmy zaprezentować też nasze możliwości lokalowe, kulinarne i barowe oraz zaskoczyć wachlarzem atrakcji muzycznych i artystycznych.

4. Scenariusz prawdę ci powie
Program powinien być intensywny i naładowany atrakcjami, ale też pozostawiać czas i przestrzeń na spokojne rozmowy kuluarowe. Podczas takich wydarzeń ludzie się poznają i te emocje zostają z nimi na dłużej.

Pamiętajmy, że dobierając atrakcje do scenariusza, budujemy w umysłach gości powiązania skojarzeniowe między charakterem rozrywek, menu restauracji a wizerunkiem naszej firmy. Planując agendę, ale także aranżację wnętrz, należy zastanowić się nad tym, jakie są główne cele wydarzenia: prezentacja produktów naszych partnerów, dostarczenie gościom wiedzy merytorycznej, promowanie naszych pracowników jako kompetentnych ekspertów, wymiana informacji, promocja miejsca czy zacieśnienie relacji z partnerami i stałymi klientami.

Prelegenci, którzy w atrakcyjny sposób zainteresują gości. Konferansjer, który rozbawi towarzystwo. Program artystyczny, który nie zostanie oceniony jako sztampa. Wszystko zależy od możliwości i kreatywności. Dbajmy, by nie było zbyt dużo wystąpień: 2, 3 osoby wystarczą, a goście restauracji nie będą znudzeni.

W Zoni postawiliśmy na dwudziestolecie międzywojenne – wprowadziliśmy dania nawiązujące do kuchni przedwojennej, muzykę klezmerską oraz zaskakującą atmosferę dzięki animatorom, którzy zaaranżowali scenki rodem z początku XX w.

5.Termin jest najważniejszy
Przed wyznaczeniem terminu warto zorientować się, czy w tym samym czasie nie odbywa się inne, ważne wydarzenie, czy nie jest to długi weekend, okres urlopowy, ferie, wakacje. Podaj datę z wyprzedzeniem, aby goście, na których szczególnie ci zależy, byli dostępni i mogli zarezerwować sobie czas. Wydarzenie Zoni odbyło się na początku listopada, a zaproszenia dla honorowych gości – wszystkich aktorów ze sztuki „Król” z Teatru Polskiego, wręczyliśmy w połowie września.

6. Aranżacja miejsca
Wyróżnij się wnętrzem dopasowanym do tematu wydarzenia i zaplanowanej liczby gości. Zaskocz stałych gości nową aranżacją. Pamiętaj o odpowiednim ustawieniu sali, zagwarantowaniu szatni, miejsca do palenia, łatwej dostępności baru. Jeśli kolacji ma towarzyszyć koncert lub didżej, przyda się widoczne dla wszystkich miejsce, dobrze nagłośniona sala lub plenerowa scena. My wprowadziliśmy aranżację już od samego wejścia. Gdy tylko pojawiali się goście przed Zoni, czekał na nich pucybut. Na wejściu sprawdzaliśmy listę gości i kierowaliśmy uczestników, wskazując kolejne atrakcje. Dolny bar był pierwszą częścią naszego performance’u, kolejne atrakcje czekały w górnej części restauracji – zaaranżowane stoiska z jedzeniem rodem z Kercelaka.

7. Budżet, czyli mierz siły na zasoby
Punktem wyjścia jest oczywiście budżet. Niezależnie od tego, czy ma to być kameralne przyjęcie, czy zabawa dla kilkuset osób, trzeba znać widełki finansowe. Budżet to połowa sukcesu w kwestii planowania scenariusza, to on pokazuje, na ile można sobie pozwolić. Determinuje nie tylko, jakie atrakcje można przewidzieć, które znane twarze zaprosić, co podać w formie poczęstunku, ale też ile osób zaprosić. Wsparciem zawsze są dostawcy i partnerzy, a promocja ich produktu czy usługi jest kluczowa i zapewnia wsparcie finansowe.

8. Poinformuj uczestników w oryginalny sposób
Przygotowanie eventu wymaga stałego kontaktu z jego uczestnikami i skutecznego kanału przekazywania kluczowych informacji. Obecnie najszybszą i najtańszą drogą komunikacji jest internet.

Stwórz wydarzenie na stronie WWW lub Facebooku.

Zamieść w wydarzeniu kluczowe informacje, formularz rejestracyjny, informacje o biletach, listę ważnych gości, aktualny program itd. Pamiętaj, aby informować o wszelkich zmianach. Linkuj zaproszenia do wydarzenia i śledź na bieżąco zainteresowanie gości, reaguj na bieżąco na komentarze i zapytania.

Pomyśl o nietradycyjnej formie dystrybucji zaproszeń dla kluczowych gości. Dla nas ważne było osobiste dostarczenie zaproszeń. Aleksander Baron czekał po spektaklu „Król” na aktorów w ich garderobie. Do ręcznie wypisanych zaproszeń przyczepione były królewskie bażancie pióra, które wykorzystaliśmy w naszej #zonizagadce podczas wydarzenia.

9. Promocja, promocja i jeszcze raz promocja
Wykorzystaj w komunikacji własne lub zaprzyjaźnione media społecznościowe oraz strony WWW informujące o lokalnych eventach. Zaangażuj pracowników do promocji wydarzenia, niech się oznaczą jako uczestnicy i zaproszą swoich znajomych. Dobrze, jeśli wydarzenie ma patronat np. prezydenta miasta, prestiżowej firmy. Skontaktuj
się z lokalnymi mediami, prosząc o objęcie patronatu medialnego. Przygotuj materiały informacyjne, rozsyłaj je, wykorzystując patronów i ich media społecznościowe, nagrywaj filmiki, zapowiadaj poprzez teasery, organizuj konkursy.

10. Znane twarze dobre na wszystko
Wydarzenie będzie nagłośnione, jeśli zaprosisz znane i cenione osoby. Taka osoba to celebryta, bloger, dziennikarz, osoba publiczna, polityk, gwiazdy popkultury, prezes lokalnej firmy czy np. aktorzy ze sztuki, której poświęcone jest wydarzenie, jak w przypadku wydarzenia Zoni „Uczta Króla". Takie osoby zawsze pociągną za sobą kolejnych gości.

11. Po wydarzeniu
Pozbieraj wizytówki do osób, które były na twoim evencie, a potem wyślij im krótkie podziękowania. Można także podarować mały gift od restauracji lub partnera wydarzenia (np. napój, który właśnie wchodzi do sprzedaży).

Prześlij też komunikat prasowy ze zdjęciami do redakcji, dziennikarzy i instytucji, które mogą być zainteresowane tematem, ale nie przybyły na wydarzenie. Będzie to dobra zachęta do uczestnictwa w kolejnych wydarzeniach.

Każda restauracja ma niepowtarzalny charakter, a odpowiednia oprawa wydarzenia może go dodatkowo podkreślić i utrwalić w świadomości potencjalnego gościa.

Koncentrujmy się na dostarczeniu unikatowych przeżyć i dobrych wrażeń, zachęcając do interakcji i wspólnej zabawy. Satysfakcja i zadowolenie gości, to najlepsza motywacja i przesłanka sukcesu.

Niech się niesie w świat wasz profesjonalizm!

Autor: Ewa Nizio – właścicielka warszawskiej restauracji ZONI

Autor tekstu: ( red. )
Zobacz także
W jakich pracowników warto inwestować?

Badania pokazują, że ponad połowa pracodawców nie inwestuje w pracowników z obawy, że po jakimś czasie odejdą i wykorzystają zdobytą wiedzę gdzie indziej.

RESTAURANT WEEK NAGRODZIŁ NAJLEPSZE RESTAURACJE

25 listopada w Warszawie odbyła się wielka gala wręczenia nagród festiwalu najlepszych restauracji. Uczestnicy z całej Polski zabrani zostali w niezwykłą podróż kulinarną Andrzeja Polana oraz wysłuchali koncertu Reni Jusis. Galę poprowadzili Lara Gessler i Paweł Światczyński.

Raport o polskim konsumencie

Rynek Horeca w polsce w ciągu ostatnich 20 lat dynamicznie się rozwijał i ten trend prawdopodobnie będzie się utrzymywał. Z ponad 54 tysiącami lokali całorocznych i całkowitym obrotem rzędu 32 bilionów złotych, polski rynek należy do największych rynków gastronomicznych w krajach Unii Europejskiej.

Najlepsza strategia wyboru dostawcy

Wybór niewłaściwej gamy napojów prowadzi do redukcji ich sprzedaży i wpływa negatywnie na szeroko zdefiniowaną satysfakcję klienta z wizyty w restauracji. Jaka w takim razie jest najlepsza strategia wyboru dostawcy napojów?

TRENDY NA RYNKU NAPOJÓW

Jakie trendy obowiązują obecnie na rynku napojów? Jak sprawić, aby twoja oferta była z nimi zgodna, ale wyróżniała się na tle konkurencji?

PROGRAMY WSPARCIA SPRZEDAŻY PROPONOWANE PRZEZ DOSTAWCÓW

Gracze na rynku HoReCa z pewnością wielokrotnie zadają sobie pytanie, w jaki sposób najlepiej zaangażować dostawców i zapewnić sobie ich pomoc we wzroście sprzedaży i zysków. Jeżeli jeszcze nie zadałeś sobie tego pytania, najwyższy czas to zrobić.

inne kategorie
akademia horeca
Skuteczna ekspozycja i zatowarowanie restauracji Dbanie o odpowiedni kontakt wizualny, zagwarantowanie priorytetu produktom najważniejszym z punktu widzenia klienta, dyskretne oznakowanie jakości oferty to droga, która doprowadzi do zwiększenia sprzedaży i zysków.
więcej
Video
Food Service Summit 2019 - relacja II
Food Service Summit 2019 - relacja
Food Service Summit 2019 - Nabo, Talerzyki
Food Service Summit - Cool Cat
Food Service Summit 2019 - Ale Wino
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Tadeusz Müller
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Marta Glinka & Joanna Mróz
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Natalia Drobnik & Dawid Kaźmierczak
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Agnieszka Kręglicka
Food Service Summit 2018 - relacja
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 6
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 5
więcej