x

BUFET, CATERING, IMPREZA

Kategoria: Twój biznes - wiedza    30.10.2017

Istotny udział w całkowitym obrocie restauracji odgrywa organizacja imprez okolicznościowych lub catering dostarczany do klienta. Takie typy sprzedaży, które nazwać można sprzedażą otwartą, są trudne do skalkulowania. Poznajmy metody liczenia, które pozwolą określić opłacalność poszczególnych form.

Foto: bank zdjęć Photogenica
Foto: bank zdjęć Photogenica
Polski rynek gastronomiczny wciąż bardzo dynamicznie się rozwija, a jego udział w krajowej gospodarce systematycznie rośnie. Według danych za rok 2016 w branży działało już około 68 tys. przedsiębiorstw, z czego większość w segmentach RE (restauracje) i CA (cateringi), odpowiednio 79 proc. i 14,4 proc. Efektem tego trendu jest szeroka i zróżnicowana oferta usług, z której korzystać mogą klienci. Poza standardową sprzedażą opartą na karcie menu popularność zdobywają także takie formy jak otwarty bufet czy sprzedaż dań na wagę. Nierzadko bardzo istotny udział w całkowitym obrocie restauracji odgrywa organizacja imprez okolicznościowych lub catering dostarczany do klienta.

Takie typy sprzedaży, które nazwać można sprzedażą otwartą, są trudniejsze do skalkulowania z uwagi na ich mało sprecyzowany charakter. Jeżeli takie formy sprzedaży są realizowane w naszej restauracji, to chcąc mieć klarowny obraz tego, jak są one dla nas opłacalne, a także jak wpływają na całość kosztów towaru, warto zastosować rozwiązania pozwalające je kontrolować. W tekście tym przedstawię formy sprzedaży otwartej, z którymi najczęściej się spotykam, oraz omówię metody ich kalkulacji.

Czym jest sprzedaż otwarta?
Sprzedaż otwarta to termin, którym nazywam sprzedaż produktów w postaci ogólnej, bliżej niesprecyzowanej. Wśród firm, z którymi miałem okazję współpracować, spotkałem się z formami sprzedaży otwartej, które podzieliłbym na dwie grupy. Do pierwszej z nich zaliczyć możemy:
BUFET – jest to forma sprzedaży, która najczęściej działa na zasadzie stołu szwedzkiego. Klient płaci raz i konsumuje dowolną ilość produktów z tych, które danego dnia mu oferujemy. Oczywiście występują różne wariacje bufetu. Przykładowo klient może wybrać dowolnie po jednej porcji z każdego typu produktów, jak mięso czy dodatki.

SPRZEDAŻ NA WAGĘ – możemy podzielić ją na dwa typy. W pierwszym z nich klient płaci stałą cenę za 100 g produktu. Dostaje talerz, na który nakłada dowolne produkty oferowane danego dnia. Następnie talerz jest ważony, a na tej podstawie określana jest należna wartość. Istotnym aspektem jest to, że nie ma znaczenia, jakie produkty wybierze klient, cena jest zawsze taka sama. Jest to o tyle niebezpieczne, że poszczególne produkty generują bardzo zróżnicowane koszty wytworzenia. Drugi typ charakteryzuje zróżnicowanie cen w zależności od tego, z jakiej grupy produkty zostaną wybrane. W tym wypadku łatwiejsze jest kontrolowanie food costu, gdyż poprzez zróżnicowanie cen sprzedaży staje się on mniej zależny od wyborów klientów.

DANIE DNIA – forma sprzedaży, która najczęściej jest tylko dodatkiem do standardowej sprzedaży à la carte. Są to dania rotujące, które standardowo nie występują w karcie menu i nie mają stałej receptury. Jak sama nazwa wskazuje, mogą się one zmieniać bardzo dynamicznie, najczęściej w zależności od dnia.

Do drugiej grupy możemy natomiast zaklasyfikować formy o nieco innej specyfice, czyli:
IMPREZY OKOLICZNOŚCIOWE jest to forma dosyć prosta i popularna. Klient płaci za zorganizowanie żywienia dla wielu osób w zakładzie, który tę usługę świadczy, czyli restauracji. W tym wypadku możemy jednak spotkać się także z różnymi formami organizacji. Może to być wspomniany wcześniej bufet, wydzielone porcje dla każdego uczestnika lub forma mieszana. W zależności od tego, który wariant zostanie zastosowany, konieczne będzie zastosowanie innych sposobów kalkulacji.

CATERINGI czyli forma polegająca na dostarczeniu gotowych produktów do miejsca wyznaczonego przez klienta. Analogicznie jak w przypadku imprez cateringi będziemy mogli podzielić na te w formie bufetu i te porcjowane. Nie ulega jednak wątpliwości, że wszystkie wymienione powyżej formy sprzedaży otwartej mają co najmniej jedną wspólną cechę. Najczęściej w systemach gastronomicznych występują one pod nazwami takimi jak impreza, bufet otwarty, bar otwarty, usługa gastronomiczna, usługa cateringowa czy danie główne. Przez niesprecyzowaną nazwę niemożliwe jest szczegółowe określenie produktów, które zostały sprzedane, a co za tym idzie – tracimy możliwość zbadania, jak opłacalne są dla nas poszczególne typy sprzedaży, które oferujemy.

Sposoby kalkulacji sprzedaży otwartej
Metody liczenia, które pozwolą nam określić opłacalność poszczególnych form sprzedaży opisanych powyżej, opierają się na bardzo podobnym schemacie i w głównej mierze bazują na wartości zużycia surowców. Na pierwszy rzut oka określenie tego, jaka była wartość zużytych surowców danego dnia lub na daną imprezę, może wydawać się trudne, ale należy pamiętać, że jest to podstawa prowadzenia rentownego biznesu i każdy, kto chce mieć kontrolę w obszarze kosztów towaru, powinien to robić. Ponadto istnieją rozwiązania, które bardzo mocno to ułatwiają.

Dzięki firmom zewnętrznym albo za pośrednictwem systemu sprzedażowo-magazynowego możemy monitorować ceny surowców i wyliczać koszty wyprodukowania potraw, które  serwujemy. Przy chęci ograniczenia kosztów i większym zaangażowaniu jest to możliwe przy użyciu prostego arkusza kalkulacyjnego. Kiedy wiemy, ile kosztują nas poszczególne surowce i wyprodukowanie naszych potraw, osiągnęliśmy już połowę sukcesu.

W przypadku kalkulacji bufetu otwartego musimy policzyć całkowitą wartość surowców/produktów wydanych z kuchni na salę oraz, jeżeli występuje taka sytuacja, całkowitą wartość tych, które z niej wróciły i dzięki ich specyfice, mogą zostać ponownie wykorzystane. Na tej podstawie określimy wartość zużycia, która jest różnicą wartości surowców wydanych oraz pozostałych, które nadają się do dalszego wykorzystania.

Kolejnym krokiem jest zestawienie wartości zużycia danego dnia z całkowitą wartością sprzedaży bufetu w tym dniu. Dzięki temu poznamy food cost osiągnięty na bufecie w konkretnym dniu. Powtarzając operację codziennie przez miesiąc, uzyskamy bardzo  ciekawe dane. Dowiemy się, jak wyglądał food cost tej formy sprzedaży każdego dnia, a sumując wartość zużycia ze wszystkich dni i zestawiając je z całkowitą sprzedażą miesięczną bufetu, uzyskamy ogólny wynik w skali miesięcznej, dzięki czemu będziemy mogli określić, czy jest on czynnikiem zawyżającym nasze ogólne koszty towaru, czy może jest mocnym punktem naszego biznesu.

Należy pamiętać, że jest to metoda dosyć czasochłonna, dlatego warto stosować ją głównie wtedy, kiedy bufet stanowi istotną część całkowitego obrotu restauracji. Ponadto, zapisując dane takie jak dzień tygodnia przy poszczególnych dniach, jesteśmy w stanie policzyć, jak średnio się one przedstawiają. Pomoże nam to optymalizować menu w dni, które tego wymagają. Oczywiście możemy pójść o krok dalej i zapisywać także inne zmienne, które naszym zdaniem mogą mieć znaczenie, jak np. pogoda. Może się okazać, że uda się nam wyłapać pewne statystyczne tendencje, które pomogą nam np. w planowaniu zaopatrzenia.

Bardzo podobnie wygląda sposób kalkulacji sprzedaży na wagę. Jako że w tej formie sprzedaży również nie wiemy, co klient wybrał, jedyną metodą jest wyliczenie zużycia towaru osiągniętego danego dnia. Znając food cost poszczególnych dni, a także to, co w tych dniach serwowaliśmy, będziemy mogli szybko określić, w jaki sposób zmienia się uzyskiwany przez nas food cost w zależności od tego, co klient miał do wyboru. Wyciągając odpowiednie wnioski, możemy zoptymalizować koszty towaru.

Kolejną popularną formą sprzedaży otwartej jest danie dnia. W tym przypadku konieczne będzie zapisywanie, co danego dnia było serwowane oraz wyliczenie kosztu, jaki ponosimy z tytułu wytworzenia jednej porcji tego produktu. Danie dnia zazwyczaj sprzedawane jest w stałej cenie, dlatego też pozyskanie jednostkowego kosztu wytworzenia automatycznie przełoży się na wynik platec ostu, czyli food costu jednej porcji konkretnej potrawy. Na tej podstawie już powinniśmy ocenić, czy produkt ten będzie dla nas opłacalny.

Food cost długookresowy, na przykład miesięczny, powinniśmy policzyć na podstawie średniej ważonej, gdyż istotne znaczenie może mieć tutaj wolumen sprzedaży. Aby tego dokonać, musimy wykonać dwa kroki. Pierwszym z nich będzie pomnożenie jednostkowego kosztu wytworzenia poszczególnych dań dnia przez liczbę sprzedaży z dnia, w którym były one sprzedawane. Następnie wszystkie wyniki sumujemy i uzyskaną wartość dzielimy przez całkowitą wartość sprzedaży pozycji „danie dnia”. Uzyskujemy w ten sposób średnio ważony wynik food costu w skali miesięcznej, który uwzględnia różnice w ilości sprzedaży dania dnia w poszczególnych dniach.

Pozostałe dwie formy sprzedaży otwartej, o których wspomniałem, to impreza i catering. Obie działają na bardzo podobnych zasadach, jeżeli spojrzymy na nie od strony kosztu towaru, który z ich tytułu ponosimy. Aby skalkulować food cost pojedynczej imprezy lub cateringu, tak jak w poprzednich przypadkach, będziemy musieli określić wartość towaru, który został na nią zużyty. Aby otrzymać jeszcze bardziej sprecyzowane wyniki, możemy podzielić nasze koszty na te, które wygenerowane zostały z tytułu żywności, oraz te, które wynikały z napojów/alkoholi. Następnie wartość kosztu wystarczy zestawić z całkowitym obrotem wynikającym ze sprzedaży tej imprezy, dzięki czemu poznamy osiągnięty wskaźnik food costu. Jeżeli w danym miesiącu organizujemy więcej niż jedną imprezę lub catering, możemy zestawić je w jednej tabeli oraz policzyć średni wynik, jaki na nich osiągnęliśmy. Dzięki temu będziemy świadomi, które z nich były dla nas najbardziej korzystne, a także jak ten obszar naszej sprzedaży wpływa na całkowite wyniki.

Przedstawione powyżej formy sprzedaży otwartej występują w większym lub mniejszym stopniu prawie w każdej restauracji, dlatego też ich kalkulacja jest bardzo istotna. Proste metody, które przedstawiłem, pozwolą na stałą kontrolę i szybką reakcję w przypadku pojawienia się zagrożeń związanych z kosztami surowców. Dodatkowo prowadzenie zestawień porównawczych pozwoli nam na uzyskanie statystyki, która daje możliwość optymalizacji słabych punktów naszej działalności, czego rezultatem będą lepsze wyniki finansowe. Nie można jednak zapominać, że pierwszym krokiem, jaki należy zrobić, jest ocena tego, jakie znaczenie dla naszego biznesu ma sprzedaż otwarta oraz które metody jej kalkulacji będą dla nas odpowiednie. Dzięki temu uzyskane efekty będą adekwatne do włożonej pracy.

Autor tekstu: Jakub Konkel
O AUTORZE
Jakub Konkel
Jeden z głównych analityków firmy V4B.pl, który współuczestniczył w opracowywaniu i realizacji jej innowacyjnych metod optymalizacyjnych. Współpracuje jako menedżer zewnętrzny z ponad 30 przedsiębiorstwami z branży gastronomicznej. Dzięki doświadczeniu zawodowemu, a także ukończonym studiom wyższym o specjalności Informatyka w Biznesie zdobył wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem przy użyciu nowoczesnych narzędzi informatycznych.

Zobacz także

Jedna piąta restauracji Burger King w Polsce w rękach holdingu QSRP

20 restauracji należących do BK SEE Poland S.A. weszło w struktury grupy QSR Platform Holding. QSRP to nowo powstały międzynarodowy operator zarządzający już tysiącem restauracji szybkiej obsługi w Europie.

Czy awans wewnętrzny to pułapka?

W życiu każdej organizacji przychodzi taki moment, kiedy trzeba zdecydować: poszukiwać menedżera na zewnątrz czy zdecydować się na awansowanie pracownika z zespołu. Żadne z podanych rozwiązań nie jest idealne. Podpowiadamy, jak wesprzeć świeżo upieczonego menedżera w zarządzaniu zespołem.

TAJEMNICZY NIEZNAJOMY

Właściciel restauracji nie jest w stanie przebywać w niej 24 godziny na dobę. Nie da się ukryć, że jego obecność wymusza na pracownikach większą dbałość o szczegóły. Usługa tajemniczego gościa to dobre rozwiązanie w sytuacji, gdy właściciel chce sprawdzić jakość obsługi podczas swojej nieobecności.

McDonald's rozwija franczyzę

W skali globalnej już ponad 80 proc. lokali tej wiodącej marki gastronomicznej jest własnością indywidualnych przedsiębiorców. Również w polskiej sieci, gdzie oferta McDonald’s to synonim uczciwej, partnerskiej współpracy, udział franczyzobiorców dynamicznie rośnie.

Czyste ręce dla wszystkich

Mycie rąk to jedna z najprostszych i najważniejszych metod walki z drobnoustrojami. Światowy Dzień Mycia Rąk jest okazją dla marki Tork, aby przypomnieć jak ważne jest podnoszenie świadomości na temat higieny - dlaczego, kiedy, jak i gdzie myjemy ręce pomaga w tworzeniu zdrowszego świata.

BREAK-EVEN POINT - GRANICA, KTÓRĄ TRZEBA PRZEKROCZYĆ

Niezależnie od tego, w jakim modelu gastronomicznym działa nasza firma, świadomość tego, w którym miejscu znajduje się próg jej rentowności, jest bardzo istotna.

Inne kategorie

Akademia Horeca

Skuteczna strategia wyceny napojów

Odpowiednia wycena napojów to jedna z najważniejszych decyzji komercyjnych w sektorze HoReCa. Jeśli poziom cen jest właściwy, sprzedaż, a nią także zyski ze sprzedaży napojów wzrosną. W przypadku gdy ceny są zbyt niskie, tracimy zysk. Jeżeli natomiast ceny są zbyt wysokie, ryzykujemy utratę klienta.
więcej

Video

Ruch to zdrowie, ale pamiętaj o bezpieczeństwie
Zespół stresu pourazowego – jak zadbać o swoją przyszłość ?
Społeczna odpowiedzialność – myśl o innych
Techniki relaksacji – jak się zregenerować?
Obniżenie nastroju – zrób nowy plan
Lęk przed utratą pracy – jak sobie z nim poradzić?
Konflikty w rodzinie – jak do nich nie dopuścić?
Kontrola – jak jej nie stracić ?
więcej