Proste sposoby na poprawę food costu
Kategoria: Twój biznes - wiedza

Na rynku wciąż widoczna jest niska świadomość dotycząca działań pozwalających na kontrolę i optymalizację food costu. Przedstawiamy kilka prostych metod prowadzących do obniżenia tego wskaźnika.

Jak powszechnie wiadomo, food cost, czyli stosunek kosztu wytworzenia dań do wartości wynikającej z ich sprzedaży, jest jednym z największych wydatków, jakie ponoszą przedsiębiorstwa z branży gastronomicznej. Bardzo często jest to obszar działalności decydujący o tym, czy biznes, który prowadzimy, jest rentowny, czy nie. Mimo to na rynku wciąż widoczna jest niska świadomość dotycząca działań pozwalających na kontrolę i optymalizację tego kosztu. W tym tekście przedstawię kilka prostych metod prowadzących do obniżenia wskaźnika food costu, które powinny znaleźć zastosowanie w twoim lokalu niezależnie od tego, jaki typ biznesu gastronomicznego prowadzisz.

Na wstępie warto jednak spojrzeć na ten temat nieco szerzej i zadać sobie kilka podstawowych pytań. Czy wiem, jaki wskaźnik food costu powinienem osiągać według receptur? Czy wskaźnik, który uzyskuję, jest wynikiem zgodnym z moimi założeniami, a także, czy pozwala mi on na osiąganie zysku? Bardzo istotne jest, aby posiadać tę wiedzę, gdyż w zależności od odpowiedzi na te pytania metody, które będziemy musieli zastosować w pierwszej kolejności, będą różne.

Na początek surowce
Odpowiednie podejście do tematu zakupu surowców jest kluczowe w kontekście generowanych kosztów. Jednym z pierwszych działań, które powinniśmy wykonać, jest określenie, które z kupowanych surowców są dla nas najistotniejsze. Oczywiście, będą to pozycje, na które wydajemy najwięcej pieniędzy. Z doświadczenia wiem, że poza wyjątkami większość restauracji, barów czy kawiarni miesiąc w miesiąc największe koszty ponosi dokładnie na te same surowce. Wystarczy sprawdzić, jakie to pozycje. Niestety, wbrew najlepszym intencjom, nie da się tego zrobić na bazie intuicji. Wiele razy spotykałem się z wielkim zaskoczeniem klientów, kiedy okazywało się, że w top zakupowym ich restauracji pojawiały się surowce, których w ogóle nie brali pod uwagę. Trzeba to policzyć, a w zależności od tego, jak duży jest twój biznes, będzie to wymagało odpowiedniej ilości pracy. Jednak nie jest to czynność, którą musimy robić co tydzień. Jeżeli karta menu jest stała, wystarczy, że zrobimy tego typu kontrolę raz na trzy miesiące. Skontaktuj się ze swoimi dostawcami i poproś ich o dostarczenie zbiorczego raportu wykazującego, jakie surowce i w jakich wartościach od nich kupujesz. Jeżeli nie są w stanie go automatycznie wygenerować, możesz sporządzić takie zestawienie ręcznie na bazie faktur zakupu, wykorzystując do tego arkusz kalkulacyjny. W takim wypadku warto jednak zadbać o odpowiednią regularność i częstotliwość, gdyż jednorazowo może być to zbyt duża pula dokumentów do przetworzenia. W przypadku dużej skali zleć to działanie firmie zewnętrznej. Informacje, które zyskasz, będą bardzo cenne. Posiadając listę surowców wysortowaną malejąco po wartości zakupu, wiesz, gdzie zacząć swoje działania. To ceny towarów z góry zestawienia w głównej mierze determinują twoje koszty. Negocjując z dostawcami lepsze warunki zakupu tych surowców, automatycznie obniżysz wartość wydatków. Pamiętaj, że zestawienie, które posiadasz, daje ci wiele cennych danych. Dokładnie wiesz, ile jednostek poszczególnych surowców kupujesz i jaką przeznaczasz na nie kwotę. Możesz to wykorzystać podczas negocjacji. Ustal lepszą cenę na najważniejsze surowce w zamian za deklarację dotyczącą wartości, jaką będziesz przeznaczać na zakupy.

Poza negocjacją cen surowców z top zakupowego warto także zastanowić się, czy możliwe jest wykorzystanie innego surowca o tych samych właściwościach, substytutu, ale w lepszej cenie, co w połączeniu z dużą ilością pozwoli na wygenerowanie znaczących oszczędności. Nie mam w tym miejscu na myśli poświęcenia jakości na rzecz ceny, gdyż to jakość produktu powinna być najważniejsza. Możliwe jednak, że wybierając surowiec o nieco innej specyfice, ale tej samej lub nawet wyższej jakości, cena będzie lepsza. Wdrażając takie zmiany dla zaledwie kilku topowych pozycji, jesteśmy w stanie wygenerować znaczące oszczędności każdego miesiąca. Kolejną zaletą tworzenia tego typu zestawienia zakupu surowców jest informacja na temat tego, jak wygląda ich struktura w podziale na dostawców. Bardzo często okazuje się, że zakupy, które robimy, są rozproszone pomiędzy szeroki wachlarz kontrahentów. Jeżeli robimy to świadomie, mając w tym cel, OK. Jeżeli jednak jest to wynikiem przypadku, może to działać na naszą niekorzyść, gdyż nie daje nam to silnej pozycji negocjacyjnej. Dla każdego z tych kontrahentów mamy małe znaczenie. Jeżeli natomiast skupimy nasze zakupy w obrębie jednego, dwóch czy trzech głównych dostawców, nasza pozycja ulegnie zdecydowanej poprawie. Jest to sytuacja wygrany-wygrany. My dostajemy możliwość uzyskania niższych cen, a dostawca oszczędza na marketingu i innych aspektach walki o klienta z konkurencją.

Krok nr 2 – karta menu
Kolejne działania, które prowadzą do obniżenia wskaźnika food costu, dotyczą pozycji z twojej karty menu. Wygeneruj szczegółowy raport sprzedaży z systemu POS za okres ostatniego miesiąca. Wysortuj go malejąco po wartości sprzedaży. W ten sposób uzyskasz zestawienie sprzedawanych potraw, zaczynając od tych najbardziej wpływających na food cost do tych, których znaczenie jest najmniejsze. W tym momencie przydają się receptury, gdyż znając koszt wytworzenia tych potraw, jesteś w stanie określić, jaki wskaźnik uzyskuje każda z nich. Dzięki temu, nawet nie zmieniając food costu żadnej potrawy, jesteś w stanie zmienić ogólny wskaźnik karty. Jest to możliwe poprzez odpowiednie promowanie pozycji o bardziej korzystnych wskaźnikach, przez co będą się one przesuwać w górę top sprzedażowego, a to będzie obniżać całkowity food cost. Proces ten można dodatkowo wesprzeć poprzez wprowadzenie systemu prowizyjnego dla kelnerów, bazującego na sprzedaży tych właśnie potraw. Dodatkową zaletą posiadania rozpisanych receptur jest to, że będziemy w stanie skupić swoją uwagę w pierwszej kolejności na pozycjach, które najbardziej tego wymagają.

Jednostkowy food cost potrawy, zwany także plate costem, możemy obniżyć na trzy sposoby. Zwiększając cenę sprzedaży, obniżając ceny surowców, z których potrawa jest przygotowywana, lub modyfikując recepturę. Na temat obniżenia cen zakupu surowców pisałem powyżej. Te surowce, które znajdują się w twoim topie pod kątem wartości zakupu, będą w większości wykorzystywane do wytwarzania potraw generujących największą sprzedaż. Zatem optymalizując ceny kluczowych surowców, automatycznie obniżysz food cost kluczowych produktów, i to bez zaglądania w receptury. Kolejną możliwością zmiany food costu jest podniesienie ceny sprzedaży. Niestety, bardzo często kojarzone z automatycznym odpływem gości. Nie musi tak być! Jeżeli jesteś pewny, że potrawy, które serwujesz, są wysokiej jakości, wsparte odpowiednim poziomem obsługi oraz promocją, to cena będzie miała drugorzędne znaczenie. Istotny jest także odpowiedni osąd tego, ile ludzie są w stanie zapłacić za daną potrawę. I nie mam tutaj na myśli tylko tych pozycji, których food cost cię nie satysfakcjonuje, ale wszystkich z topu sprzedażowego. Zastanów się, czy ceny, które widnieją w karcie, są optymalne nie tylko pod kątem suchego wskaźnika, ale także weź pod uwagę to, jak dany produkt postrzegany jest przez twój lokalny rynek, przez twoich docelowych gości. Mówię tutaj o dwóch modelach ustalania ceny sprzedaży. Pierwszy z nich, tzw. koszt plus, polega na obliczeniu kosztu, który ponosimy z tytułu wytworzenia potrawy, a następnie, na tej bazie wyznaczeniu ceny sprzedaży. Najczęściej poprzez pomnożenie kosztu przez trzy lub cztery. Z drugiej strony stoi metoda nazwana „rynek minus”. Polega ona na wyznaczeniu ceny poprzez obiektywną ocenę tego, ile potencjalny klient jest w stanie zapłacić za daną pozycję z menu. Optymalnym wyjściem będzie hybryda obu rozwiązań, dzięki czemu będziemy posiadali kontrolę i wysoką świadomość nt. kosztów, jakie ponosimy, a także wykorzystamy maksymalny potencjał stwarzany przez rynek.

Aby obniżyć food cost dania, możemy także zmienić jego recepturę. Jednak zanim to zrobimy, musimy dokładnie wiedzieć, ile kosztuje nas każdy surowiec, który wchodzi w jej skład. Dzięki temu po raz kolejny, będziemy w stanie skupić się na tym, co ma największe znaczenie. Mowa o składnikach generujących najwyższe koszty. Kiedy już je zlokalizujesz, zastanów się, co możesz zrobić, aby ten koszt obniżyć. Oceń, czy wielkość porcji jest odpowiednia, czy może zbyt często większość dania zostaje na talerzu. Ponadto możesz zmienić proporcje składników lub zmodyfikować sposób ich obróbki. Możliwe, że surowiec, który tworzy najwyższy koszt, wcale nie jest najistotniejszy z perspektywy gości i odgrywa tylko rolę mało znaczącego dodatku. W takim przypadku dobrym rozwiązaniem może okazać się wykorzystanie tańszego, ale wcale nie gorszego zamiennika. Weź pod uwagę sezonowość surowców i modyfikuj receptury wraz ze zmieniającymi się tendencjami. Te działania sprawią, że koszty wytworzenia dań mogą ulec poprawie.

Procedury
Sposoby obniżania food costu, o których pisałem wyżej, można sklasyfikować jako te, które wpływają na wyniki od strony bardziej teoretycznej. Warto jednak odnieść się także do praktyki, gdyż jak wiadomo, nie zawsze te dwa obszary idą ze sobą w parze. Możemy wynegocjować lepsze ceny zakupu surowców, optymalizować receptury, podnosić ceny sprzedaży, ale i tak może okazać się, że nasze zużycie nie będzie zgodne z założeniami. W takim wypadku warto wdrożyć pewne procedury. Pierwszą kwestią, której należy się przyjrzeć, jest rozchód towaru niedotyczący sprzedaży. Mam na myśli zużycie surowców wynikające ze strat, konsumpcji pracowniczej czy gratisów. Musimy pamiętać, że te elementy mogą zauważalnie podwyższać food cost, dlatego też warto mieć je pod kontrolą. Możemy wdrożyć arkusze strat, dzięki którym będziemy dokładnie wiedzieć, jakie surowce lądują w śmieciach, co jest tego przyczyną, a także, ile nas to kosztuje. Podobnie sytuacja wygląda z żywieniem pracowników. Często spotykam sytuację, w której właściciele/menedżerowie nie mają pojęcia, jaką wartość ono generuje, a pracownicy mają wolną rękę w tym temacie. Analogiczna sytuacja dotyczy kwestii gratisów. Kontrola nad tymi obszarami może istotnie obniżyć koszty surowców w skali miesięcznej. Kolejnym krokiem, jaki możemy wykonać, jest obniżenie wartości stanu magazynu. Im mniej towaru będziemy mieli w magazynie, tym bardziej ograniczymy możliwość potencjalnych ubytków. Przede wszystkim duży stan magazynowy może prowadzić do tego, że część surowców po prostu straci przydatność do spożycia. Drugą kwestią jest aspekt bardziej psychologiczny, czyli sposób, w jaki ta sytuacja będzie postrzegana przez pracowników. Im mniejsze zapasy poszczególnych surowców, tym większa szansa,że będą one zużywane z należytą rozwagą i powściągliwością. Następną zaletą obniżenia stanu magazynu, również bardziej psychologiczną, jest przeciwdziałanie kradzieżom. Mniej surowców w magazynie zmniejsza możliwość kradzieży. Łatwiej taki magazyn policzyć i wskazać ewentualne różnice.

W tym miejscu przechodzimy do kolejnego działania, które może poprawić twój food cost. Uświadom swoich pracowników! Daj im jasno do zrozumienia, czego oczekujesz w obszarze kosztów towaru. Pokaż, że jesteś osobą kompetentną, rozumiejącą, jak ten biznes działa. Dziel się z załogą wynikami food costu. Wspólnie szukajcie rozwiązań problemów. Zlecaj pracownikom comiesięczne spisy z natury, z konkretnym terminem wykonania i należytą dokładnością. Zweryfikuj je, aby zaznaczyć, że jest to istotne dla prawidłowego działania firmy. Stwórz poczucie biznesu propracowniczego, jednak działającego w oparciu o konkretne zasady. Te działania wiążą się bezpośrednio z następnym sposobem na obniżenie food costu, czyli premiowaniem. Jest to jeden z najlepszych sposobów motywowania pracowników. Określ jasny system premiowy, przedstaw go pracownikom i czekaj na pierwsze rezultaty. Nawet jeżeli początkowo wartość którą zaoszczędzisz na towarze, w całości przeznaczysz na premie pracownicze, jest to dla ciebie sytuacja pozytywna. Pieniądze, które trafiłyby do kieszeni dostawców, trafiają do pracowników, przez co są oni bardziej zmotywowani do pracy, a także rośnie ich przywiązanie do firmy.
Przedstawione wyżej działania w obszarze kosztów towaru są na tyle proste, że można je wdrożyć praktycznie z marszu. Ich zastosowanie powinno przełożyć się na obniżenie wskaźnika food costu osiąganego przez naszą restaurację, ale także może mieć pozytywny wpływ na inne obszary jej działania.

Autor tekstu: Jakub Konkel
O AUTORZE
Jakub Konkel
Jeden z głównych analityków firmy V4B.pl, który współuczestniczył w opracowywaniu i realizacji jej innowacyjnych metod optymalizacyjnych. Współpracuje jako menedżer zewnętrzny z ponad 30 przedsiębiorstwami z branży gastronomicznej. Dzięki doświadczeniu zawodowemu, a także ukończonym studiom wyższym o specjalności Informatyka w Biznesie zdobył wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem przy użyciu nowoczesnych narzędzi informatycznych.
Zobacz także
Akademia Leona Koźmińskiego i McDonald’s Polska tworzą wspólnie studia

W całej Europie coraz popularniejsze są studia dualne, czyli praktyczne kierunki łączce naukę i przedmioty teoretyczne z praktyką zawodową. Tego typu kierunki poszukiwane są również w Polsce.

Stacja paliw ulubioną "kawiarnią" Polaków

Stacje paliw to zdecydowanie numer 1 wśród miejsc, w których Polacy piją kawę poza domem. Najczęściej spontanicznie wymieniane miejsca z kawą to Orlen, McDonald’s oraz Starbucks. Kawę poza domem pije 51% Polaków - wynika z badania Cafe Monitor ARC Rynek i Opinia.

Polacy to odkrywcy smaków - udowadnia raport Pyszne.pl

Wegetarianizm, kuchnia gruzińska i silna hierarchia posiłków to najważniejsze trendy żywieniowe w Polsce - wynika z raportu serwisu Pyszne.pl pokazującego co, jak i kiedy jemy.

Sfinks stawia na franczyzę

Sfinks Polska obecnie zarządza 97 lokalami w modelu franczyzowym, co stanowi 54% portfela. Obecnie jednym z głównych celów strategicznych firmy jest rozwój sieci franczyzowej i zwiększenie jej udziału do ponad 60% portfela.

Otto Pompieri wycofuje plastikowe słomki i opakowania

Warszawska restauracja Otto Pompieri przyłączyła się do globalnego trendu ograniczenia plastikowych odpadów. Nie podaje już do napojów plastikowych słomek, a dania na wynos są wysyłane w innowacyjnych, ekologicznych opakowaniach.

DOBRE JEDZENIE ZACZYNA SIĘ OD CZYSTYCH RĄK

Higiena rąk to podstawa w gastronomii. Zasady związane z ich myciem są wpisane w systemy ghp i haccp. Jednak samo opłukanie wodą czy nawet wodą z mydłem nie jest wystarczające. Nadal wiele osób nie wie, jak prawidłowo myć ręce lub kiedy umycie rąk jest konieczne.

inne kategorie
akademia horeca
Skuteczna ekspozycja i zatowarowanie restauracji Dbanie o odpowiedni kontakt wizualny, zagwarantowanie priorytetu produktom najważniejszym z punktu widzenia klienta, dyskretne oznakowanie jakości oferty to droga, która doprowadzi do zwiększenia sprzedaży i zysków.
więcej
Video
Food Service Summit 2019 - relacja II
Food Service Summit 2019 - relacja
Food Service Summit 2019 - Nabo, Talerzyki
Food Service Summit - Cool Cat
Food Service Summit 2019 - Ale Wino
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Tadeusz Müller
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Marta Glinka & Joanna Mróz
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Natalia Drobnik & Dawid Kaźmierczak
Zapowiedź Food Service Summit 2019 - Agnieszka Kręglicka
Food Service Summit 2018 - relacja
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 6
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 5
więcej