Bar w liczbach
Kategoria: Twój biznes - wiedza

Fundamentem doskonale prowadzonego baru jest świetne zarządzanie, z kolei jeśli coś nie jest mierzalne, to nie można tym zarządzać. Odpowiedzią na tę kwestię jest rozbudowany system POS.

Z angielskiego point of sale to system magazynowo-sprzedażowy mający na celu ułatwienie naszego życia. Budując bar, skupiamy się na takich aspektach jak jego oferta, wygląd czy atmosfera. I o ile drugi i trzeci to kwestia bardzo subiektywna i trudna do zmierzenia, o tyle pierwszy jest najłatwiejszy do analizy dzięki dobrze zaimplementowanemu systemowi. Nie ma rozwiązań idealnych i nie ma systemów, które są idealne dla naszego baru. Możemy jednak podzielić je na te bardzo podstawowe, skupiające się na sprzedaży pozycji bez dogłębnej analizy, i te, które potrafią tworzyć dla nas raporty najbardziej skomplikowanych i ciekaw zagadnień (np. dopasować grafik personelu na podstawie danych sprzedażowych z rozbiciem na godziny największego obłożenia z wybranych dni). O ile pierwsze są bardzo proste i wygodne w użyciu, o tyle do prowadzenia bardzo dobrze prosperującego baru warto wybrać te drugie.

Sprawna obsługa
Podstawowy argument, jaki stoi za tym rozwiązaniem, to przyspieszona sprzedaż i komunikacja z innymi działami lokalu dzięki boniarkom z zamówieniami oraz komputerem do nadzorowania tych czynności. W tym wszystkim również standaryzacja serwisu stanowi klucz do sukcesu w biznesie, który przecież w dużej mierze oparty jest na powtarzalności (szczególnie jeśli mówimy o dużej skali). Dobry system POS pozwala na zaimplementowanie w standardzie takich elementów, jak dostęp do podglądu receptur koktajli, co jest kluczową wiedzą dla każdego pracownika, wprowadzenie modyfikatorów, czyli dodatkowych zamienników do podstawowej opcji sprzedażowej (Gin & Tonic – na jakim ginie) pozwalających na wprowadzenie nawyków upsellingowych dla naszego personelu, oraz budowanie solidnej bazy danych. Bo jak wyciągnąć z miesięcznego raportu, czy ta premium wódka, która wystrzeliła w sprzedaży tydzień temu, poszła w koktajlu, kolejnym zestawie kolorowych shotów czy po prostu trafiła na swojego konesera, który pił ją na czysto? Personel nie jest w stanie zapamiętać wszystkiego, a sami nie zawsze możemy być w lokalu każdego wieczoru.
Dobry system to też taki, który pozwala ustandaryzować opcje komentarzy dodawanych do pozycji z oferty, czego przykładem może być: kwaśniejsze/słodsze, ASAP (z ang. as soon as possible) czy wywołam, z białkiem czy bez białka. Każdy z tych komentarzy pisany samodzielnie przez personel to cenne sekundy, których nikt z nas nie ma w weekendowy wieczór, bo najważniejsi są goście, o których należy zadbać w jak najbardziej profesjonalny sposób, skupiając się jednocześnie na wszelkich detalach związanych z serwisem.
System, który na pewno bardzo się przyda w naszym barze, to też taki, dzięki któremu możemy stworzyć karty rabatowe dla stałych gości. Pozwolą one wyróżnić osoby, które są istotne dla naszego biznesu, czy to poprzez fakt, że są naszymi fanami od lat i chcemy zacieśnić relacje z nimi, czy też dlatego że dobrze wpływają na wizerunek naszego lokalu i ściągają swoich znajomych (współcześni influencerzy). Takie karty to też idealne rozwiązanie dla personelu naszej firmy – lepiej, aby każdy z nich miał swoją kartę rabatową, zamiast udostępniać ustawienia autoryzacji rabatu wszystkim – zaufanie potrzebne jest tak samo jak kontrola. Poza tym i tu można podejrzeć ciekawe statystyki i zobaczyć, co kto lubi – to ważna wiedza w naszym biznesie, którą warto się zainteresować!

Kontrola kosztów
Poza frontem, na którym spotykają nas fascynujący goście otoczeni przez profesjonalny personel oraz doskonałe napoje, jest również tył, którego zadaniem jest dbanie o cyfry. Najczęściej jest to tego wyznaczona osoba, której zadaniem jest prowadzenie gospodarki magazynowej – może to być menedżer, szef baru albo w przypadku dużych obiektów ktoś zajmujący się rozliczeniami w lokalu. Jej zadaniem jest prowadzenie dokumentacji poprzez wprowadzanie faktur w systemie POS. To fundamentalne działanie dla każdego właściciela. Kto z nas nie chciałby wiedzieć na co wydawane są jego pieniądze?
Pierwsza i podstawowa kwestia to koszt produktów – ze swoimi dostawcami lubimy się bardziej lub mniej, jednak za korektami wynikającymi z pomyłek w cenie produktu nikt z nas nie przepada. Dobrze zbudowany system zawiera szczegółowy opis każdego z dostarczanych do lokalu produktów. Zawarta jest tam jego objętość lub waga, stawka VAT, gramatura pełnego i pustego opakowania oraz wycena. Właśnie ten ostatni element wraz z ustalonymi stałymi cenami produktów u dostawcy pozwala na wyłapywanie błędów w fakturach. Jeśli poprzednie ceny przedstawione przez system są mniejsze od tej na najnowszej fakturze – włącza się lampka alarmowa mówiąca o tym, że doszło do pomyłki, którą należy niezwłocznie zgłosić. Osobiście pamiętam część cen produktów dostarczanych do barów, w których pracuję, ale spamiętanie wszystkich 500 indeksów lub więcej jest niewykonalne! Od tego jest POS i osoby prowadzące magazyny. Bardzo szanuję wszystkich, którzy muszą się tym zajmować, gdyż praca ta wymaga skupienia i należy do żmudnej, powtarzalnej, w której łatwo o pomyłkę.
Druga kwestia to etap szukania kosztów, czyli wycena pozycji z menu z użyciem systemu POS. Jeszcze kilka lat temu większość z nas chciała być wybitnymi miksologami, wygrywającymi światowe konkursy barmańskie, tworząc kompozycje na bazie unikatowych alkoholi premium i produktów o żywotności kilkudziesięciu godzin. Fascynujące, ale trudne do zarządzania w dużej skali, a co ważniejsze – nietanie! Budowa menu barowego to z jednej strony szukanie określonych inspiracji opartych na wybranej tematyce, ale też skupienie się na określonym poziomie ceny sprzedażowej dostosowanej do klienteli w zestawieniu z kosztami, w których trzeba się zmieścić, aby nasz bar na siebie zarobił. Tu również istnieją dodatkowe rozwiązania – macierze BCG, manewrowanie kategoriami sprzedażowymi, jak i wpływaniem na decyzje konsumenckie z pomocą psychologii – jednak to temat na inny artykuł.
Trzecia fundamentalna kwestia dla naszego baru to budżetowanie z pomocą POS. Niewygodne, zaciskające pasa i zamykające nam drogę do swawoli zakupowej, jednak bardzo potrzebne przy ogromnej konkurencyjności rynku. W samym barze jeden z kluczowych punktów to tzw. beverage cost, który wyliczamy jako stosunek kosztów produktów do sprzedaży. W ujęciu miesięcznym to pula gotówki, którą możemy manewrować w celu realizacji zamówień. Tutaj przychodzi kwestia ich organizacji, która w wielu lokalach oparta jest na subiektywnych szacunkach osoby odpowiedzialnej za zamówienia, z kolei w innych jest na określonym standardzie minimalnego stanu magazynowego (co jest zmienne i zależne od sezonu). W przypadku bardziej zaawansowanych lokali warto zauważyć, że dzięki rozbudowanemu systemowi POS jesteśmy w stanie wygenerować zejścia towaru z wybranych okresów sprzedażowych. Dzięki temu narzędziu możemy np. pobrać zejście produktu z ostatniego miesiąca (bezpieczna baza danych, która obrazuje aktualne tendencje sprzedażowe), podzielić je na cztery tygodnie, zestawić z obecnym stanem alkoholu w magazynie i jego ceną. W ten sposób Excel może bardzo szybko obliczać nam zamówienia na nadchodzący tydzień, które na podstawie dodatkowej listy rezerwacji pozwolą na zatowarowanie się w alkohol w sposób rozsądny, bez zbędnego zamrażania pieniędzy w alkoholu na półce.
Ostatni element to inwentaryzacja baru. Pozwala ona na kontrolowanie dwóch fundamentalnych rzeczy – zejścia alkoholu poprzez sprzedaż naszych barmanów oraz powtarzalności oferty. Do inwentaryzacji warto jest przypisać jedną osobę odpowiedzialną za ten proces. Dzięki systemowi POS jesteśmy w stanie przeanalizować szczegółowo nasze przychody (dostawy) i rozchody (sprzedaż), które po rozliczeniu wybranego okresu należy zderzyć z rzeczywistością i zweryfikować faktyczny stan alkoholu w barze.

Sprzedaż i motywacja personelu
Skoro już wiemy, w jaki sposób liczyć cyfry, zarządzać magazynem i kontrolować koszty – nie pozostaje nic innego jak dogłębna analiza oferty i zestawienie jej z życiem codziennym lokalu. Pozycje sprzedażowe, które stanowią dla nas największy zarobek (ten powyżej ustalonej średniej zysku z pozycji menu), to produkty, których sprzedaż powinna być nagradzana przez właściciela lub menedżera lokalu. Nie ma nic lepszego dla biznesu jak określone cele sprzedażowe dla personelu, będącego twarzą naszego lokalu i sugerującego te produkty, które przynoszą najlepsze wyniki. Każdy pracownik lubi być nagradzany za dobrze wykonaną pracę na podstawie jasnych celów z wykorzystaniem dobrze rozbudowanego system POS. Dzięki niemu możemy rozliczać poszczególnych pracowników za ich sprzedaż. To jest właśnie ta pula pieniędzy, która może zostać przeznaczona na premie dla najlepszych jednostek. To jest klasyczna sytuacja win-win!

 

Marek Datkun, szef barów w Grupie Warszawa

Autor tekstu: ( red. )
inne kategorie
akademia horeca
Jak łączyć napoje i alkohole z jedzeniem? Jako restaurator pewnie wiele razy myślałeś o zasadach łączenia potraw i napojów. Jak sprawić, aby odpowiednia selekcja napojów pasowała do menu? Co zrobić, by obsługa umiała zarekomendować odpowiedni napój 
do serwowanego posiłku?
więcej
Video
Food Service Summit 2018 - relacja
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 6
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 5
Food Service Summit 2017 - relacja
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 2
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 3
więcej