Inwentaryzacja - czym jest i czy warto ją robić?
Kategoria: Twój biznes - wiedza

W zależności od typu biznesu gastronomicznego zastosowanie znajdzie inna metoda inwentaryzacyjna - doradzamy, jak wybrać tę optymalną, dostosowaną do profilu lokalu.

Pojęcie inwentaryzacji wydaje się integralną częścią działalności w biznesie gastronomicznym. Prawdopodobnie każdy pracownik tej branży spotkał się z owym terminem i w większym lub mniejszym stopniu wie, na czym inwentaryzacja polega. Niestety, bardzo często jest ona postrzegana w okrojony sposób. Powoduje to problem z odpowiednim określeniem celu inwentaryzacji, a to może pociągać za sobą dalsze, niepożądane konsekwencje. Z drugiej strony realizowana w poprawny sposób pozwala szybciej reagować oraz lepiej planować i monitorować zużycie surowców. Ponieważ jest to tak istotny element działalności gastronomicznej, postaram się przybliżyć to pojęcie. Przedstawię szanse, które ze sobą niesie, a także zagrożenia, które mogą wynikać z błędnego podejścia do tego tematu.


Czym jest inwentaryzacja w gastronomii?

Inwentaryzacja jest bardzo istotnym narzędziem, które najczęściej wykorzystywane jest w różnego rodzaju przedsiębiorstwach produkcyjnych, w tym także tych z branży gastronomicznej. Pozwala na zweryfikowanie rzeczywistego poziomu zużycia surowców i porównanie go z założeniami. Z uwagi na specyfikę działalności w gastronomii inwentaryzacja najczęściej realizowana jest cyklicznie, w odstępach tygodniowych, dwutygodniowych lub miesięcznych. Bardzo często można spotkać się z postrzeganiem inwentaryzacji jako samego spisu z natury. Jest to błędne podejście, gdyż jest on tylko elementem, zmienną potrzebną do przeprowadzenia pełnego procesu inwentaryzacji. Istotą spisu z natury jest policzenie wszystkich surowców, towarów, półproduktów i produktów gotowych, które w momencie jego realizacji znajdują się w lokalu i wszystkich jego magazynach. Dzięki temu uzyskamy informację na temat stanu faktycznego na dany dzień. W zależności od metody inwentaryzacji, która zostanie zastosowana, spis z natury będzie rozpatrywany w różny sposób, ale zawsze pełnić będzie funkcję wyznacznika rzeczywistego stanu początkowego lub końcowego.

Jeśli chodzi zatem o sposoby prowadzenia inwentaryzacji w gastronomii, sądzę, że można wyróżnić dwa podstawowe. Są to metody: ilościowa oraz wartościowa. Ideą pierwszej z nich jest dostarczenie informacji na temat tego, jak wyglądają różnice pomiędzy rzeczywistą, zużytą ilością surowca a i która lością, powinna być zużyta według dokumentów magazynowych. Sam proces oparty jest na poniższym schemacie:
STAN POCZĄTKOWY – DOSTAWY – ROZCHÓD – STAN KOŃCOWY

Do przeprowadzenia takiej inwentaryzacji niezbędny jest system sprzedażowy mający moduł magazynowy, który na podstawie receptur wyliczy rozchód poszczególnych surowców w wyniku sprzedaży. W praktyce proces ten wygląda następująco:
1. Jako stan początkowy przyjmowana jest ilość ze spisu z natury wykonanego na początku badanego okresu. Data tego spisu wyznacza początek okresu inwentaryzacyjnego.
2. Dodawane są wszystkie dostawy, niezależnie od ich źródła. Będą to zakupy, otrzymane gratisy czy przesunięcia międzymagazynowe zasilające badany magazyn.
3. Na postawie receptur przeprowadzany jest rozchód ze sprzedaży, a także uwzględniane są wszystkie pozostałe typy rozchodu, takie jak straty czy wydania z magazynu.
4. Następnie wyliczana jest ilość surowca, która powinna znajdować się w magazynie. Jest ona porównywana ze stanem rzeczywistym, czyli spisem z natury zamykającym okres inwentaryzacyjny. W wyniku otrzymujemy informację, których surowców zużyto więcej, aniżeli trzeba.

Tak jak wcześniej napisałem, proces ten powtarzany jest cyklicznie. Stan końcowy obecnej inwentaryzacji będzie stanem początkowym kolejnej. Ciekawym i wartym rozważenia rozwiązaniem jest rozpatrywanie wyników z opóźnieniem jednego cyklu. Praktyka taka pozwala na wyeliminowanie potencjalnych błędów mogących wynikać z nieprawidłowego policzenia stanu magazynowego. Dzięki temu, nawet jeżeli na jakimś surowcu wykazane zostanie zużycie wyższe niż zakładane, czyli tzw. manko, to zostanie ono potwierdzone dopiero, kiedy w kolejnym cyklu niewykazana zostanie superata. Jeżeli jednak superata by się pojawiła, oznaczałoby to, że podczas spisu końcowego poprzedniej inwentaryzacji zostały popełnione błędy.

Drugim sposobem inwentaryzacji, która znajduje zastosowanie w gastronomii, jest metoda nazywana przeze mnie inwentaryzacją wartościową. Stosując to rozwiązanie, uzyskamy informację na temat tego, jak wygląda nasze rzeczywiste zużycie towaru w spojrzeniu procentowym oraz w jakim stopniu odbiega ono od założeń. Na pierwszy rzut oka można odnieść wrażenie, że jest to kalkulacja popularnego wskaźnika food cost. Do pewnego stopnia jest to prawda, jednak istotne znaczenie, nadające temu podejściu cechy inwentaryzacji, ma zabieg porównania wyniku rzeczywistego do założeń, tak jak odbywa się to w przypadku inwentaryzacji ilościowej. W tej metodzie istotne są dla nas wartości generowane przez poszczególne surowce/produkty, a nie ich ilości. Dzięki temu do jej wykonania niepotrzebny jest moduł magazynowy w programie sprzedażowym. Schemat tej metody wygląda następująco:
STAN POCZĄTKOWY – DOSTAWY – STAN KOŃCOWY – ZUŻYCIE

Należy pamiętać, że wszystkie powyższe parametry rozpatrywane są w spojrzeniu wartościowym, a przedstawiony powyżej proces dotyczy wyliczenia rzeczywistego zużycia, które następnie zestawiane jest ze sprzedażą z danego okresu inwentaryzacyjnego. W ten sposób uzyskamy wynik rzeczywistego food costu, który w celu wykazania ewentualnych różnic musimy zestawić z food costem teoretycznym. Jego kalkulacja jest bardzo prosta. Tak jak w przypadku metody ilościowej, konieczne są do tego receptury. Na ich bazie poznamy koszt wytworzenia sprzedawanych dań. Wystarczy pomnożyć liczbę sprzedaży poszczególnych pozycji przez koszt ich wytworzenia. Wykonując tę operację dla wszystkich pozycji, a następnie sumując wyniki, uzyskamy informację na temat całkowitej wartości zużycia, jaką powinniśmy uzyskać w danym okresie inwentaryzacyjnym. Zestawiając je ze sprzedażą, uzyskamy teoretyczny wynik food cost. Różnica pomiędzy FC teoretycznym a rzeczywistym informuje nas o tym, czy założenia dotyczące produkcji są odzwierciedlane w praktyce.


Kiedy warto robić inwentaryzację i jaką metodę wybrać?

Jest to bardzo istotne pytanie. Na rynku gastronomicznym spotkać się można z szeroką gamą odpowiedzi. Znajdą się lokale, które w ogóle nie prowadzą inwentaryzacji w żadnej formie, przez co nie kontrolują kosztów związanych z towarem. Zaobserwować można także podejście, w którym inwentaryzacja prowadzona jest wybiórczo, tylko w okresach wzmożonej sprzedaży, sezonowo lub po większych eventach. Jest także bardzo dużo przedsiębiorstw, które prowadzą kalkulacje cyklicznie, jednak w formie niepełnej, czyli weryfikującej tylko rzeczywistość, bez odniesienia do założeń teoretycznych. Ja, jako osoba mająca okazję współpracować z kilkudziesięcioma firmami z branży, wśród których były restauracje, bary, kluby czy firmy cateringowe, mogę śmiało powiedzieć, że inwentaryzacja powinna być nieodłącznym elementem każdego dobrze funkcjonującego biznesu gastronomicznego. Sądzę, iż bardzo ważne jest, aby ustalać cele oraz weryfikować ich realizację. Szczególnie w tak istotnym obszarze jak koszty związane z surowcami. Jeżeli tego nie robimy, uzyskujemy informacje, na bazie których niewiele jesteśmy w stanie zrobić. Często wiemy, że wydajemy dużo, ale nie wiemy dlaczego.

Przed wdrożeniem inwentaryzacji trzeba ocenić, która metoda będzie odpowiednia dla naszego biznesu. Zacznijmy od metody ilościowej. Sprawdzi się ona w przypadkach, w których lokal bazuje na surowcach o stałej formie. Będą to w głównej mierze bary i kluby. Te typy lokali gastronomicznych bazują na sprzedaży alkoholu i napojów, których inwentaryzacja jest dosyć prosta. Wynika to z ich specyfiki. Pierwszym argumentem za tym przemawiającym jest to, że spora część sprzedaży generowana jest przez tzw. towary, czyli produkty, które są kupowane w swojej finalnej postaci i po prostu odsprzedawane, co zdecydowanie ułatwia inwentaryzację. Ponadto alkohole zawsze produkowane są w identyczny sposób, każda partia jest taka sama pod kątem swoich właściwości. Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku napojów. Wytwarzanie produktów na bazie tych surowców bardzo rzadko obarczone jest odpadem, a jeżeli takowy się pojawia, to dość łatwo jest go dokładnie policzyć. Same receptury również są zazwyczaj mniej złożone aniżeli w przypadku różnego rodzaju dań, co może pozytywnie wpływać na ograniczenie potencjalnego błędu produkcyjnego. Metoda ilościowa znalazłaby także zastosowanie w przypadku lokali, które swoją produkcję opierają na półproduktach. Przykładem mogą być tutaj duże sieci lokali fast food. Ich funkcjonowanie opiera się na bardzo ścisłych procedurach w aspekcie wytwarzania dań, co także sprzyja inwentaryzacji ilościowej. W mojej ocenie dużą wadą tej metody jest konieczność szczegółowego i bezbłędnego wprowadzania dokumentów do systemu magazynowo-sprzedażowego. Wymaga to doświadczenia, bezbłędności i sporej ilości czasu. Ponadto niezbędne są perfekcyjnie rozpisane receptury w programie magazynowym, gdyż na ich bazie wyliczany jest rozchód surowców. Nie można także zapominać, że jeżeli chociaż jeden dokument dotyczący zakupu, zwrotu, przesunięcia międzymagazynowego czy straty nie zostanie uwzględniony, inwentaryzacja ilościowa automatycznie wykaże niezgodności, a to z kolei może prowadzić do sytuacji konfliktowych.

W przypadku standardowego biznesu restauracyjnego lepszym wyborem pod kątem inwentaryzacji wydaje się metoda wartościowa. Głównym powodem tego stwierdzenia jest różnorodność i specyfika surowców wykorzystywanych w produkcji. Duża część z nich w zależności od panujących czynników zewnętrznych będzie zmieniała swoje właściwości, przez co ilościowe rozpatrywanie zużycia będzie niemiarodajne. Za przykład mogą posłużyć tutaj owoce takie jak ananas czy awokado, które generują bardzo duży odpad podczas obróbki, a który potrafi zmieniać się w zależności od pory roku lub kraju pochodzenia surowca. Mięso i ryby w zależności od producenta także mogą zawierać różną ilość tłuszczu lub skóry, które odrzucane są w procesie produkcji dań. Dodatkowo należy pamiętać, że restauracyjna kuchnia to nie apteka, w której wszystko policzone jest co do grama. Z doświadczenia wiem, że receptury rozpisane w teorii nigdy w 100% idealnie nie będą odzwierciedlane w rzeczywistości. Nie ma nic złego w rozbieżnościach, do momentu kiedy nie przekraczają one wyznaczonej, akceptowalnej granicy. Dzięki podejściu wartościowemu, bazującemu na wskaźnikach, możemy wypracować sobie odpowiednie podejście i skupić się na tym, co jest dla nas najistotniejsze i co faktycznie ma wpływ na nasz biznes. Zdecydowanie gorzej na wyobraźnię działa lista 20-30 pozycji, na których wykazana została różnica w procesie inwentaryzacji ilościowej (nawet jeżeli przekłada się to na małe wartości), aniżeli informacja o tym, że ostatecznie uzyskany wynik odbiegał od założeń o 3 proc. Pozwala to zachować jasny umysł oraz realnie oszacować ewentualne zagrożenie.

Kolejnym argumentem przemawiającym za inwentaryzacją wartościową jest oszczędność czasu oraz pieniędzy. Wynika ona z tego, że przeprowadzenie inwentaryzacji wartościowej nie wymaga wcześniej wspomnianego systemu wyposażonego w moduł magazynowy. Nie ma konieczności precyzyjnego wprowadzania każdej faktury z podziałem na poszczególne surowce. Idąc dalej, w niektórych przypadkach nie będzie nawet konieczności cyklicznego liczenia stanu magazynowego. Jeżeli restauracja ma mały magazyn i w większości na bieżąco przetwarza kupowane surowce, to zakupy w danym okresie będą dosyć dokładnie odzwierciedlały zużycie. W konsekwencji wystarczy sumę zakupów zestawić ze sprzedażą, aby uzyskać wynik dający podstawę do poprawnej oceny sytuacji. Takie podejście jeszcze lepiej się sprawdza, w przypadku kiedy rozpatrujemy dłuższy okres. Wtedy małe wahania stają się zupełnie nieistotne. Nie można jednak pominąć tego, że metoda ta bazuje na koszcie wytworzenia poszczególnych dań, który potrafi dosyć dynamicznie się zmieniać, np. w zależności od okresu w roku. Koniecznie trzeba brać to pod uwagę podczas wyliczania teoretycznego food costu. Dlatego też niezbędne jest bieżące monitorowanie i uwzględnianie aktualnych cen zakupu surowców. Te także przydadzą się podczas wyliczania wartości spisu z natury. Jeżeli nie chcemy lub nie możemy zajmować się tym sami, możemy zlecić takie działania firmie zewnętrznej.

W zależności od typu biznesu gastronomicznego zastosowanie znajdzie inna metoda inwentaryzacyjna. Należy indywidualnie określić, która będzie optymalna dla naszej sytuacji. Nie ulega jednak wątpliwości, że prowadzenie kalkulacji pozwalających na kontrolowanie sfery zakupu surowców w firmie jest podstawą do budowania silnej pozycji na rynku i osiągania satysfakcjonujących wyników finansowych.

Autor tekstu: Jakub Konkel
O AUTORZE
Jakub Konkel
Jeden z głównych analityków firmy V4B.pl, który współuczestniczył w opracowywaniu i realizacji jej innowacyjnych metod optymalizacyjnych. Współpracuje jako menedżer zewnętrzny z ponad 30 przedsiębiorstwami z branży gastronomicznej. Dzięki doświadczeniu zawodowemu, a także ukończonym studiom wyższym o specjalności Informatyka w Biznesie zdobył wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem przy użyciu nowoczesnych narzędzi informatycznych.
inne kategorie
akademia horeca
Jak łączyć napoje i alkohole z jedzeniem? Jako restaurator pewnie wiele razy myślałeś o zasadach łączenia potraw i napojów. Jak sprawić, aby odpowiednia selekcja napojów pasowała do menu? Co zrobić, by obsługa umiała zarekomendować odpowiedni napój 
do serwowanego posiłku?
więcej
Video
Food Service Summit 2018 - relacja
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 6
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 5
Food Service Summit 2017 - relacja
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 2
KARTA NAPOJÓW - ODCINEK 3
więcej